Ведение кассовой книги и ее особенности

18 января 2016
Просмотров: 1064

Одним из документов, которые есть практически в каждой бухгалтерии, является кассовая книга. Существуют четкие и ясные правила ее ведения, частично продиктованные требованиями законодательства, а частично – сложившимися правилами делопроизводства в области бухгалтерии. Тому, каким должно быть ведение кассовой книги, уделяется особое внимание.

Особенности ведения кассовой книги

Для чего она нужна?

С помощью этого документа ведется учет всех операций, которые проводятся данной организацией, а точнее – ее кассой в области выдачи и получения денежных средств. В любой компании согласно законодательству может быть всего она такая книга. Как правильно ее вести, демонстрирует образец – так называемая унифицированная форма КО-4.

На данный момент заполнение кассовой книги возможно двумя способами, которые предусмотрены существующими правилами. Она может быть бумажной и заполняется письменно от руки, либо является электронной. С каждым годом второй вариант приобретает все большую популярность как довольно удобный и современный.

Особенности ведения книги

Ручной способ ведения книгиСуществование электронного варианта книги возможно только в том случае, если компания может обеспечить ее сохранность от получения иными лицами, не обладающими на это правом. Если был выбран такой способ, то согласно существующим правилам должна быть организована следующая технология ведения книги. С началом каждого дня создаются два новых листа, которые называются «Вкладной лист» и «Отчет кассира». Каждый лист получает новую нумерацию. Она ведется с первого до последнего рабочего дня каждого рабочего года. Таким образом, одна книга охватывает срок в один календарный год работы, и в нее входят все без исключения рабочие дни. На заключительной строке каждого периода продолжительностью один месяц и один год указывается, сколько было всего листов за данный период времени.

Листы хранятся в разных местах. Их оба обязан подписать кассир, но только один остается у него, а именно – все вкладные листы, которые сохраняются до конца года. Отчеты же отправляются в бухгалтерский отдел под подпись получающего уполномоченного лица одновременно с иными кассовыми документами, в том числе бумагами о расходе и приходе.

Если книга ведется так называемым обычным ручным способом, то листы необходимо сшивать вместе в единую папку и опечатывать ее. Последнее может производиться как в конце, так и в течение года, если возникает такая необходимость. Например, при большом объеме таких бумаг из-за активной работы кассы.

Некоторые предприятия все еще продолжают вести кассовую книгу вручную. Такой способ может быть выбран по разным причинам, например, из-за недоверия современным технологиям. В этом случае книга создается на какой-то конкретный временной период, длительность которого обычно зависит от того, как много операций проводит компания с наличными средствами.

Образец ведения кассовой книги по форме КО-4

Образец ведения кассовой книги по форме КО-4.

Если вашей компанией выбран именно такой способ, то действовать нужно следующим образом. Все листы должны быть пронумерованы от начала и до конца заранее, после чего визируются подписями двух уполномоченных лиц – руководителя компании и главного бухгалтера. Подписи ставят на последней странице книги.

Затем все страницы прошиваются вместе, после чего листы должны быть опечатаны. Принимаются такие меры с простой целью – никто не должен иметь возможность вытащить из книги отдельные листы. Так некоторые компании пытаются скрыть от государства свои доходы, поступающие через кассу, чтобы не платить с них налоги. Это является грубым и серьезным нарушением, которое карается законом, поэтому поступать так категорически нельзя, если вы не хотите понести административное или уголовное наказание за неуплату налогов.

Оформление книги

Далее рассмотрим несколько вариантов того, как можно заполнять кассовую книгу. Каждый пример является разрешенным законодательством, а какой из них выбрать, вы можете решить сами в соответствии с необходимостью кассы и личными предпочтениями.

В первом варианте используется так называемая вертикальная ориентация страниц. Именно ее чаще всего выбирают в компаниях, особенно в тех, где нет большого количества операций в течение одного дня. Информация, относящаяся к каждому дню, располагается на отдельной странице. Данный вариант подразумевает возможность оформления отчета кассира двумя способами. Оба они подходят, если у вас кассовая книга ип, и являются разрешенными налоговым законодательством к использованию.

Обязанности персонала при ведении кассовой книгиПри первом способе используются листы кассовой книги, которые обозначаются одним номером. Между ними кладется лист копировальной бумаги. Заполняется отчет шариковой ручкой и, соответственно, переносится с помощью копировальной бумаги на второй лист. Тот является отрывным и отправляется в отдел на хранение, а первый остается в самой книге. При втором способе просто вкладывается чистый белый лист, на который переносится информация, но он не входит в нумерацию кассовой книги.

Во втором варианте оформления книги используется горизонтальная структура страниц. В данном случае страница делится на две равные части, на одной из которых выполняют горизонтальную линовку, а на второй нет, и заполняется через копировальную бумагу. Данный вариант является сложным и сегодня редко используется в кассах, так как требует от кассира много трудов и времени. Большинство специалистов по бухгалтерии и делопроизводству рекомендуют использовать вертикальное расположение листов как более простое и эффективное.

Обязанности персонала

Вечером каждого дня кассир должен сделать заключение по проведенным операциям, подвести остаток средств и передать второй отчет главному бухгалтеру. Хотя практически оформление кассовой книги поручается кассиру, ответственность за ее ведение по закону несет главный бухгалтер организации. Поэтому занимающему данную должность человеку необходимо регулярно контролировать ее заполнение.

По существующим правилам, если часть денег отложена для выплаты зарплаты или иных пособий сотрудникам, сумма в конце дня должна быть указана в отдельной графе.

Хотя выше уже говорилось о том, что в одной организации может быть только одна кассовая книга, есть нюансы. Например, когда у компании имеются филиалы и иные обособленные структурные отделения. Даже если они располагаются в одном городе, проводить такую операцию каждый день будет непросто.

Понять, как действовать в такой ситуации, помогает бланк титульного листа кассовой книги, который утвержден государством. На нем есть пункт о названии структурного подразделения. Таким образом, подразумевается возможность разделить единую книгу на несколько томов, находящихся в разных структурных отделах компании, в том числе и располагающихся в разных городах.

Все проще, если данная часть компании просто выведена на отдельный баланс. В таком случае для нее создается своя кассовая книга на законных основаниях. Многие эксперты рекомендуются именно этот вариант для облегчения ведения бухгалтерского учета деятельности компании.

То, каким образом нужно вести работу с кассовой книгой, необходимо закрепить внутренними нормативными актами компании.

Оформляться это может несколькими способами, в том числе и при помощи обычного приказа начальника, с которым должны быть под подпись ознакомлены все лица, задействованные в работе с кассовой книгой (кассир, главный бухгалтер). В данном приказе должны учитываться основные особенности ведения кассовой книги.

Хотя задача по созданию кассовой книги может показаться непростой человеку, который не имеет дела с бухгалтерскими документами, на самом деле здесь нет ничего сложного. Кассовая книга является главным средством учета прихода и расхода, и потому относиться к ней нужно очень внимательно. В интернете можно найти образец заполнения кассовой книги, обязательно с ним ознакомьтесь.

Автор:
Оцените статью:
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (Нет голосов)
Загрузка...
КОММЕНТАРИИ