Виды кассовых операций, их анализ и контроль

Кассовые операции - это любые поступления или движения средств по расчетному счету, которые выполняются при участи юридических лиц (к ним относится и индивидуальный предприниматель) или же совершаются в сторону государственной казны (налоговых контрольных органов). В свою очередь, анализ кассовых операций - это то, чем и занимается налоговая с целью определить точную сумму отчисления по декларации, поданной в нее физическим или юридическим лицом (учитываем, что операции по физлицу относятся к иной категории). Далее мы разберемся, для чего была введена такая юридическая форма и каким образом она используется Министерством налогов для извлечения прибыли в пользу государственной казны.

Виды кассовых операций

Условно существуют следующие виды кассовых операций:

• расходные;
• приходные (прибыль без налога).

Последнее относится только к приходу наличных средств в пользу компании или индивидуального предпринимателя и оформляется соответствующим кассовым ордером (зависимо от выбранного рода деятельности, то есть лицензионного или безлицензионного типа). Сам выданный ордер остается непосредственно у компании, тогда как его копия отпечатывается и дается лицу, которое отвечает за ввод наличных средств на счет компании. Сейчас все это выполняется автоматизированными системами, однако государство все так же оставляет право выписывать именные чеки, не требуя в обязательном порядке переходить на систему автоматизации.

Все приходные кассовые операции облагаются налогом, как того требует законодательство (процентная ставка берется основной, а уже с нее делается верный расчет по категориям, если речь не идет об упрощенной системе налогообложения). Уже после того, как в пользу государства была перечислена определенная сумма налогового сбора, предприниматель получает возможность подать декларацию НДФЛ по форме 3 для получения налогового вычета. То есть ему возвращают разницу на расходные операции, так как основная формула получения прибыли - это разница от всей полученной суммы и расходов предприятия на соблюдение деятельности (расчет с поставщиками, получение услуг сторонних компаний и так далее). То есть по факту и приходные, и расходные кассовые операции указываются в декларации, благодаря чему контрольные органы могут полностью следить за передвижением средств в вашем предприятии и предотвращать попытки сокрытия получения реальной прибыли.

Работает ли система?

Такая система призвана полностью предотвратить ситуации, когда налогоплательщик скрывает свои реальные доходы от государства, чтобы снизить размер отчислений в казну. Однако на практике все выходит не так гладко. Во-первых, до нынешних пор система кассовых операций не автоматизирована. То есть компания имеет право самолично заполнять декларацию. Не удивительно, что этим пользуются злоумышленники, которые указывают минимальный подоходный налог для уплаты, тем временем зарабатывая существенно больше. Во-вторых, в системе есть немалое количество прорех, и функционирует все правильно разве что в крупных компаниях, где на кассовых операциях банально завязано обслуживание клиентов (в том же супермаркете). Там вся информация сохраняется в кассовой аппарате, к которому в любой момент может получить доступ инспектор. Более того, вся сеть завязана на работе одного сервера с предустановленным, как правило, 1С (или его бесплатными аналогами).

В то же время чиновники неоднократно «анонсировали» новый контроль кассовых операций, в том числе для индивидуальных предпринимателей. Но для этого первым делом потребуется сделать обязательной установку кассовых аппаратов для представителей малого и индивидуального бизнеса. В развитых странах такое оборудование выдается за счет государства, в России же предприниматель за свой счет все это покупает. Несложно догадаться, что подобная техника стоит достаточно дорого, как и установка сервера, которым обслуживается аппарат.

Несколько вопросов по иностранной валюте

Существует немалое количество компаний, которые имеют иностранных партнеров. То есть некоторые кассовые операции в них проводятся в долларах или евро. Согласно установленным требованиям от 10 декабря 2003 года (173-Ф3), кассир или ответственное лицо (например бухгалтер) в этот же день обязан выполнить сверку ордеров и перевести полученную иностранную валюту в национальную, используя заявленный ЦБ курс рубля. Самое главное - делать в тот же день, когда прошла приходная операция. Однако этот момент тоже не контролируется, благодаря чему компании имеют возможность выполнять подмену даты в свою пользу. Но это происходит лишь в том случае, если деньги были получены в качестве наличных средств. Если же они поступили через расчетный счет, то придется указывать достоверную информацию в декларации, так как позже делается ее сверка (а в большинстве инспекциях для этого уже используют автоматизированные компьютерные системы, которые сравнивают результаты внесенной декларации и кассовые ордеры по банковскому счету).

Нужно ли указывать размер полученных в иностранной валюте средств? До 2013 года это было необязательным. Делалась только отметка, что деньги получены от иностранного агента. Сейчас же указывается сумма, конвертированный размер, а также курс, по которому вообще производился расчет. Такие кассовые операции непосредственно в системе регистрируются в национальной валюте. То есть о том, что предприятием была получена некая сумма в иностранных деньгах, указывается только в бухгалтерской отчетности при выполнении аудита.

Регламенты кассовых операций

На все кассовые операции распространяется регламент, согласно которому аппарат, используемый для расчета, должен быть установлен в отдельном помещении, к которому доступ имеет только ответственная группа лиц. Руководитель же обязан соблюсти безопасные условия для ведения бизнеса и предотвратить доступными путями попытку несанкционированного получения денег третьими лицами. Как уже было написано выше, все это функционирует сейчас на автоматических системах, самой популярной является 1С. Данное программное обеспечение лицензировано в органах Министерства налоговой политики, соответственно, его допускается использовать и аккумулируемую информацию применять в качестве юридической подоплеки. Но вместе с этим обязательно проводится 1 раз в 3 месяца контроль оборудования. От этого можно избавиться, если пользоваться, к примеру, удаленным сервером (многие компании предоставляют такую услугу, занимаясь в том числе и обслуживанием техники).

Журнал учетных ордеров

Обратите внимание на то, что вместе с результатами ордеров в контрольные органы подается (можно в электронном виде) журнал отчетной документации, где снова указывается полный отчет о проведенных в течение периода операциях (месяц, неделя, квартал, год, в зависимости от формы зарегистрированного предприятия). С этими данными выполняется сверка основных ордеров. Плюс к этому ответственным именно за ведение журнала назначается главный бухгалтер предприятия, и подается он только с печатью, его подписью (в цифровом виде подкрепляется электронным ключом). Должное внимание уделяется бланкам подотчетной формы, чтобы они соответствовали текущим. Рекомендуется данную информацию проверять заблаговременно, так как форма бланков уже неоднократно менялась даже на протяжении одного года. И все из-за того, что внесение любых изменений в работу Министерства налогов сказывается на налогоплательщиках.

Штрафы за нарушение кассовой дисциплины

Ведение кассового учета контрольным органом условно называется кассовой дисциплиной, и за ее нарушение предусмотрены довольно большие штрафы.

Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, то за подачу ложных ордеров или тех, которые не соответствуют требованиям Министерства (например, неверные бланки), то штраф составит от 4 до 5 тысяч рублей. Плюс к этому может назначаться независимая оценка деятельности предприятия, проверки (если юридическое лицо работает по лицензии). А вот для юридических лиц штраф существенно больше - от 40 до 50 тысяч рублей. За повторное нарушение предусмотрена пеня, криминальное дело. Однако на практике данная норма используется крайне редко, и ответственное лицо лишь обязывают в кратчайшие сроки подготовить новую документацию. Это своего рода лояльное отношение контрольных органов к своим клиентам.

А вот за умышленное сокрытие прибыли по проведенным кассовым операциям уже предусмотрена уголовная ответственность. Но это абсолютно иная форма нарушения, наказанием за которую может быть и арест, и ограничение свободы (на усмотрение судовой комиссии).

Остаток предприятия

Начиная с 2012 года на само предприятие наложена ответственность за расчет остатка средств наличными, которые необходимы для сохранения работоспособности компании. То есть это некая сумма, которая постоянно должна быть в наличии у юридического лица, с помощью ее он будет рассчитываться с поставщиками, оплачивать предоставление коммунальных услуг и, если необходимо, заработные платы сотрудникам (не относится к индивидуальным предпринимателям). Данная сумма утверждается ежеквартально на основе расчета самой компании и ее владельца (директора, если используется гибридная форма владения).

Каким образом выполняется расчет лимита остаточных средств? На основе анализов сумм приходных и расходных кассовых операций. Невзирая на тот факт, что данная сумма используется на выплаты, она тоже облагается налогом, согласно законодательным нормам, однако касательно нее можно получить налоговые вычеты, если по итогам юридическое лицо выполнило переплату в государственную казну. Чтобы подать соответствующее заявление, предпринимателю выделено целых 3 года, следующих за подотчетным. Однако государство погашает свою задолженность перед ним немедленно.

И учтите, что запрещено накопление в кассе наличных средств сверх установленной самим предприятием нормы. Для индивидуального предпринимателя это 4-5 тысяч рублей, для юридических лиц - от 40 до 50 тысяч рублей. Но штраф не выписывается, если накопление суммы совпадает с днем, когда сотрудникам компании выплачивается на руки заработная плата (или аванс, если такая мера используется предприятием).

Кассовый лимит должен регистрироваться указом владельца предприятия. Менять его допускается в любое время вместе с поданным заявлением в налоговые контрольные органы (с журналом ордеров, по которым проводится анализ).