Как правильно оформляется приходный кассовый ордер?

07 апреля 2016
Просмотров: 731

Что такое приходный кассовый ордер, знает любой кассир или любое другое ответственное лицо, которое имеет полномочия выполнять кассовые операции на предприятии.

Кассиры

Известно, что в процессе ведения своей хозяйственной деятельности многие предприятия используют наличные денежные средства. На сегодняшней день, согласно действующему законодательству, существует лимит денежных средств, которые могут размещать в кассе предприятия. Это 100 тысяч рублей.

Но кроме требований к лимиту, законодательство прописывает и правила, которые регламентируют порядок работы с деньгами. Например, использование приходного и расходного кассового ордера.

Изучение инструкции кассираПоэтому, прежде чем приступить к выполнению своих обязанностей, кассир должен изучить инструкцию, которая объясняет порядок работы с кассой, и выучить все существующие правила.

Если говорить о том, что такое кассовое ордер и зачем он нужен, то, прежде всего, следует рассказать о том, что это документ, который показывает приход денег в кассу из любого источника. Неважно, каким образом средства поступили на предприятие, все равно нужно оформлять кассовый ордер.

Форма данного документа утверждена на государственном уровне, и изменить ее нельзя. Кроме этого, любое самостоятельное изменение сурово карается, начиная от денежного штрафа и заканчивая судовыми разбирательствами. Любой уполномоченный сотрудник, работа которого связана с кассовой дисциплиной, должен помнить об этом.

Какие денежные средства могут поступать в кассу?

Как уже говорилось выше, в кассу предприятия могут поступать средства, которые имеют определенное назначение. Это:

Схема учета денежных средств в кассе

  1. Выручка. Деньги, которые были получены в результате проведения определенных торговых операций.
  2. Средства, которые были ранее выданы сотрудникам в подотчет. В этом случае имеется в виду та сумма, которая была не использована работником.
  3. Деньги, полученные в результате возмещения ущерба и возврат займа.
  4. Внесение в кассу средств, которые были сняты с расчетного счета.
  5. Добровольный взнос в уставной капитал. Сделать это может только учредитель.

Важно отметить, что оформлять ПКО нужно в обязательном порядке при внесении любых из вышеперечисленных средств.

Если же кассир принимает средства и не заполняет соответствующий бланк, то это является грубым нарушением действующего законодательства.

Образец, как правильно заполнять данный документ, можно найти на любом сайте с обучающим материалом для бухгалтеров.

Образец кассового ордераНужно сказать о том, что такое нарушение карается дисциплинарным взысканием и штрафом. Если во время проверки государственными органами обнаружится такой факт, нарушитель может получить штраф в размере от 40 до 50 тысяч рублей.

При этом необходимо учитывать и тот факт, что частичное или полное неоприходование любой денежной суммы негативно отразится на бухгалтерском и налоговом учете предприятия. Что, в свою очередь, приведет к искаженным данным и показателям деятельности организации.

И в случае проверки, которую совершают налоговые органы, может обнаружиться данный факт. Это является грубым нарушением и расценивается, как желание скрыть реальную картину деятельности предприятия.

Как оформлять кассовый чек?

Устройство кассового аппаратаПравильность оформления кассового чека важна для любого кассира. Для этого он должен заранее ознакомиться со всей нужной информацией и изучить пример документа.

Важно помнить, что при поступлении денежных средств оформляется ПКО в единственном экземпляре. Категорически запрещено делать в таком документе какие-либо исправления и изменения, иначе он будет считаться недействительным. Если заполняющий допустил подобную ошибку, то он должен сразу же создать новый документ, а этот уничтожить.

Сам документ состоит из двух частей. А именно:

  • квитанция к приходному кассовому ордеру;
  • сам ордер.

По завершении рабочего дня ордер подшивается к отчету, который сдает ответственное лицо – кассир. А вот квитанция отдается тому, кто внес эти средства в кассу.

Что же касается способов заполнения документа, то заполнение приходного и расходного кассового ордера можно выполнять как вручную, так и с помощью специальной программы.

Это могут быть разного рода онлайн-сервисы и программы, которые устанавливаются для конкретного предприятия. Например:

Чек - обязательный атрибут кассового ордера

  • 1С;
  • Парус;
  • БЭСТ;
  • ABACUS;
  • ИНФО-Бухгалтер;
  • Галактика.

Конечно, электронный вариант оформления намного легче. Он позволяет создавать документы довольно быстро и, что немаловажно, без каких-либо ошибок.

К тому же такой способ позволяет автоматизировать процесс ведения журнала регистраций и выставления номеров на всех ПКО. Еще очень удобным является и тот факт, что онлайн-сервисы на регулярной основе обновляются актуальной информацией. Тем самым позволяют ответственному лицу сократить время на поиск и изучение нововведений.

Как видим, оформление приходного кассового ордера – довольно легкий процесс. Конечно, если к нему подойти грамотно и с полной ответственностью.

Если же документ создается вручную, то он должен в обязательном порядке быть подписан главным бухгалтером предприятия либо тем, кто исполняет его обязанности. Ну и, конечно, самим кассиром. На бланке кассир должен поставить свою печать. При этом основная часть оттиска должна находиться на отрывной части документа – квитанции, а вот край печати остается на ПКО.

После этого кассир регистрирует ордер в кассовом журнале.

Как осуществляется заполнение приходного или расходного ордера?

Организация рабочего места кассираЕсли говорить об электронной системе заполнения, то здесь все происходит на автоматическом уровне. И кассиру не нужно переживать о том, что он неправильно внес какую-то информацию или написал не ту букву. А вот если ордер создается вручную, то следует быть предельно внимательным.

Первой в списке будет строка, которая содержит информацию о номере документа. Здесь важно помнить, что сама нумерация ведется на предприятии с начала года. Все данные хранятся в журнале регистрации, поэтому следует воспользоваться им для того, чтобы правильно указать номер ПКО. Далее указывается дата, когда создается документ.

В графе «Дебет» следует указать цифру 50, что означает «счет пятьдесят». Индивидуальные предприниматели не заполняют это строку. Причина этому состоит в том, что они вообще не используют план счетов.

В следующей строке указывает код структурного подразделения. У каждого предприятия эта информация будет разной.

А вот кредит счета нужно указать в графе, которая содержит информацию о корреспондирующем счете. При этом выбирается именно тот счет, который соответствует источнику происхождения данных денежных средств. Опять-таки, здесь нужно использовать план счетов.

Если по системе есть коды аналитического учета, то их нужно указывать в одноименной графе.

В следующей строке проставляется сумма. Здесь все просто: указывается та сумма, которую вносят.

Типовые операции по кассеСледующая графа содержит информацию о сумме внесенных средств. Но только в этом случае ее нужно прописывать прописью и с указанием копеек. Копейки при этом указываются цифрами.

Обязательным является и указание НДС, если таковой есть. Если налога нет, то делается соответствующая пометка. Данные заполняются цифрами.

Строка «Приложение» должна содержать информацию о документах, на основании которых делается платеж. Это может быть товарная накладная, номер договора и реквизиты счета, с которого были сняты средства.

Обязательно нужно указать, от кого именно были приняты эти деньги. Причем нужно прописывать все данные полностью, без сокращений.

Если речь идет о некоммерческой организации, то обязательно требуется указать и целевое назначение полученных денежных средств.

О чем важно помнить при проведении учета?

Штраф за неправильно оформленный ПКОМногие сотрудники задаются одним и тем же вопросом о том, как заполнять приходный кассовый ордер. Эта рабочая кассовая операция осуществляется в полном соответствии с принятыми в бухгалтерском учете стандартами. Заполнение приходного кассового ордера происходит строго по инструкции. Поэтому, если выучить ее заранее, то никаких проблем в дальнейшем не возникнет.

Если сотрудник чего-то не знает, работодатель может направить его на курсы повышения квалификации или же обязать пройти соответствующие тренинги.

По сути, ПКО – это один из видов первичной документации. Он необходим для того, чтобы грамотно и правильно вести учет денежных средств в организации. На основании данных, которые там указаны, можно сделать вывод, кто, зачем и сколько денежных средств внес в кассу организации.

После того как бухгалтер заполняет кассовый ордер, наступает ответственность кассира: он обязан проверить правильность заполнения данных и их соответствие.

Только после этого принимаются наличные средства в кассу. Если же кассир находит какую-нибудь ошибку, то он обязан сразу же сообщить об этом и попросить переделать документ.

Это неизменное правило, и его нужно соблюдать в полной строгости.

Как быть в курсе всех нововведений в кассовом учете?

Своевременное обучение кассиров Понятно, что все требования, которые установлены на государственном уровне, рано или поздно могут меняться. Задача всех ответственных сотрудников следить за этими изменения и изучать их.

Для этого на предприятиях выписывается специальная литература и проводятся различные обучающие семинары. Чаще всего сотрудников направляют на различные обучающие мероприятия, которые проходят вне стен организации.

Это могут быть как курсы повышения квалификации, так и обычные собрания для профильных сотрудников.

Особую популярность в последнее время приобретают услуги, которые предоставляют центры по подготовке кадров и проведению аттестации. Это так называемые СРО. Любой работодатель может заключить договор с такой фирмой и провести для своих сотрудников ряд обучающих мероприятий, а затем проверить их уровень знания посредством аттестации. Причем эти курсы могут проходить как непосредственно на самом предприятии, так и в стенах учебного центра.

Такие семинары могут проходить и в дистанционном режиме без отрыва от основного производственного процесса, и сам сотрудник может инициировать свое обучение, если понимает, что оно ему необходимо.

В целом вариантов достаточно много. Главное – желание самого сотрудника, ну и его работодателя.

Как выявляются нарушения ведения кассового учета?

Прежде всего, любые нарушения, которые допускаются при оформлении первичной документации и ПКО в частности, выявляются после проведения любого аудита. И хорошо, если такая проверка инициирована самим работодателем.

А ведь часто аудит могут проводить сотрудники государственных органов, которые имеют на это специальные полномочия. В таком случае при выявлении любых нарушений будет выписан серьезный штраф. Выписывается он на имя ответственного лица. Могут быть и более строгие меры наказания, вплоть до подачи иска в Суд.

В свою очередь, любой работодатель накажет такого нарушителя. Поэтому, помимо денежного ущерба, нерадивый бухгалтер и кассир могут поплатиться и своей должностью.

Чтобы не допустить таких ошибок, необходимо крайне ответственно подходить к выполнению своих обязанностей, не допускать халатность и проверять документы, которые подписываются. Особенно если речь идет о денежных средствах.

И дело здесь не только в кассовой дисциплине, работа бухгалтера и кассира требует очень большой внимательности во всех вопросах. Эта группа работников на регулярной основе должна заниматься своим самообразованием и узнавать, что нового произошло в законодательной базе, которая касается их сферы деятельности.

В помощь этому могут быть различные электронные журналы, специальные сайты, посвященные этой теме, и форумы. В этом случае инициатива, которую проявляет персонал, заслуживает только поощрения со стороны работодателя.

Автор:
Оцените статью:
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (Нет голосов)
Loading...
КОММЕНТАРИИ