Нужно ли формирование личного дела работника?

03 сентября 2015
Просмотров: 1893

Формирование личного дела работника – это сбор и хранение различных документов о гражданине, который работает в организации. Это документы, характеризующие сотрудника как личность и как профессионала. При проведении анализа досье можно сделать выводы об уровне образования, профессиональных умениях, опыте работе и характере работника.

Формированием досье сотрудников

Формированием досье сотрудников занимается кадровая служба предприятия, например отдел кадров или служба по работе с персоналом, кадровый инспектор. В маленьких организациях или у индивидуальных предпринимателей должности кадровика может и вовсе не быть, а его обязанности имеет право совмещать другой сотрудник, работающий здесь же или приходящий извне. Иногда в качестве кадровика выступает и сам ИП, если посчитает нужным. У предпринимателя есть возможность заключить договор со специализированным агентством, оказывающим бухгалтерские, юридические и кадровые услуги. Тогда оформлять документы, связанные с приемом, переводами и увольнениями граждан будет наемный специалист.

Ведение подробных досье на работников не является необходимостью, но не во всех случаях.

Формирование личных дел сотрудников обязательно на государственных служащих, учителей, преподавателей, врачей, сотрудников правоохранительных органов, ученых.

При трудоустройстве человек предоставляет работодателю минимальный набор документов, которые требуется где-то и как-то хранить. Все они и помещаются в личное дело сотрудника. Не обязательно заводить на каждого сотрудника отдельную папку, можно сложить бумаги в отдельные файлы и скрепить в скоросшиватель. Много места не займет, и нормальные условия хранения выполняются. Но это если на предприятии не требуется ведение личных дел.Обычно досье ведут в средних и крупных организациях. Это нужно для того, чтобы проанализировать личность работника и понять, подойдет он для определенной должности или нет, если планируются кадровые перестановки. На маленьких предприятиях руководитель и так всех знает, поэтому изучать досье ему вряд ли понадобится.

Что должно быть в личном деле

Документы необходимые для личного дела работникаВ состав досье входит:

  • заявление о трудоустройстве;
  • копия паспорта или иного документа, подтверждающего личность;
  • копия водительских прав (если требуется);
  • копии всех документов об основном и дополнительном образовании;
  • копии свидетельства о заключении, расторжении брака, свидетельств о рождении детей;
  • личный листок учета работников;
  • анкета и автобиография;
  • характеристики и рекомендательные письма с места учебы или предыдущих мест работы;
  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • приказы о приеме на работу, переводах, награждениях, наложении дисциплинарных взысканий, об увольнении;
  • должностные инструкции;
  • жалобы на сотрудников, акты о нарушениях трудовой дисциплины, письменные благодарности, объяснительные;
  • результаты аттестации;
  • заявления на увольнение;
  • опись всех документов.

Список документов довольно обширный, он может быть сокращен или дополнен другими документами по усмотрению руководства предприятия или учреждения.

Водительские права обязательно представляют граждане, которые устраиваются на работу, где потребуется умение управлять транспортным средством. Для всех остальных это не обязательно. Не всегда просят дополнительно писать автобиографию – достаточно подробной анкеты. Характеристики и рекомендательные письма могут помочь при продвижении по карьерной лестнице.

Обычно запрашивают только копию того документа об образовании, который является профильным при приеме на работу. Например, помощник бухгалтера должен принести копию диплома бухгалтера или экономиста. Если этот же человек имеет диплом инженера-строителя, то тоже имеет право принести копию. Есть возможность перевода этого сотрудника на должность инженера-сметчика, образование позволяет. В некоторых случаях в личные дела подшивают копии документов о спортивных достижениях.

Порядок сбора и хранения документов

Папка для хранения документовФормирование производится в хронологическом порядке, то есть от ранних документов к недавним. Сначала идут все первоначальные, сопровождающие прием на работу. Это заявление, копии паспорта, дипломов, анкета, автобиография (если требуется), трудовой договор, приказ о трудоустройстве, должностная инструкция. Далее документы подкладывают по мере их появления.

Например, повысили в должности и изменили заработную плату – значит нужно подшить в досье дополнительное соглашение, новую инструкцию и приказ. Потом на сотрудника пожаловался клиент, нужно получить с работника объяснительную и положить в личное дело. И так далее до тех пор, пока гражданин не уволится.

Все документы хранятся в отдельной папке или скоросшивателе. На ней указывается наименование “Личное дело”, его номер, ФИО гражданина. Все листы внутри досье нумеруются, составляется их опись, которая тоже хранится в папке. В ней указывается название документа и номера листов. Она нужна для удобного и быстрого поиска.

После увольнения человека досье еще 3 (три) года хранится в кадровой службе, а в государственном учреждении – 10 (десять) лет. Потом документы нужно сшить и дать в архив. В конце дела на внутренней обложке приклеивается лист-заверитель, где указывается, сколько листов прошито и пронумеровано, подпись сотрудника.

Личные дела руководителей хранятся постоянно, работников – 75 (семьдесят пять) лет.

Автор:
Оцените статью:
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (Нет голосов)
Загрузка...
КОММЕНТАРИИ