Для каждого индивидуального предпринимателя, компании, организации или другого юридического лица сдача отчетности о том, какие налоги ему нужно заплатить и в каком размере, является обязательной и регулярно выполняемой процедурой.
Содержание этой документации, ее состав и сроки представления строго регламентированы заданными государством нормативами, в том числе Налоговым кодексом РФ.
Для выполнения процедуры отправки данного комплекта бумаг плательщику налогов необходимо сформировать пакет из двух типов: налоговой декларации и расчета авансового платежа.
При формировании данных документов важно помнить, что периодически меняются нормативные акты, регулирующие правила составления подобных отчетов, и требования к ним, а также сроки сдачи деклараций.
Поэтому, перед тем как приступить к составлению отчетности, необходимо проверить, не изменились ли какие-либо нормативные документы, регулирующие этот процесс.
Налоговая отчетность зачастую не ограничивается в своем составе только этими двумя типами документов. Например, в нее включаются сведения о среднесписочном составе сотрудников организации, которые отправляются в контролирующий орган в строго заданные сроки. Кроме того, налоговая инспекция имеет возможность затребовать какие-нибудь дополнительные справки или поясняющие акты, которые уточняют процедуру начисления налогов или внесения платежей данным учреждением.
Налоговые декларации и бухгалтерскую отчетность можно отправить в налоговую инспекцию двумя способами: на бумаге и в электронном виде.
Если используется первый вариант отправки, не следует забывать, что необходимо сформировать документацию в двух экземплярах (как минимум). Первый остается у плательщика налогов, а другой отправляется в контролирующие органы.
При отправке бумажной документации можно отнести ее лично в налоговую инспекцию либо отправить ценным письмом по почте. Сдавать ее в органы ФНС может руководитель учреждения, главный бухгалтер либо доверенное лицо плательщика.
За дату сдачи налоговой декларации будет приниматься число, когда документы были переданы в контролирующий орган.
Причем в налоговой инспекции время ожидания плательщиком своей очереди на сдачу декларации в бумажном виде не должно быть больше 30 минут.
Для передачи документов в органы ФНС в электронном виде существует специальная телекоммуникационная система представления налоговой документации - ТКС. В этом случае для обеспечения конфиденциальности информации и защиты документов от несанкционированного доступа используется специальная электронная подпись.
Этот способ представления документов имеет целый ряд преимуществ:
Существуют случаи, когда налогоплательщик обязан представить налоговую декларацию в электронном виде:
Для того чтобы организация имела возможность отправки документов в налоговые органы через интернет, ей необходимо, прежде всего, выбрать оператора связи и заключить с ним договор. Это лицо носит название оператор электронного документооборота. Данный специалист осуществляет обмен информацией между налогоплательщиком и налоговыми органами. Деятельность этой организации строго регулируется установленными требованиями к технологиям передачи данных и обеспечению полной конфиденциальности информации.
Для того чтобы можно было осуществлять передачу налоговой отчетности в электронном виде, организация должна получить особый ключ. Последний выдается в удостоверяющем центре, деятельность которого контролируется Министерством связи и массовых коммуникаций РФ. Если документ представлен в электронном виде и заверен ключом, он имеет такую же юридическую силу, как и бумажный аналог со всеми подписями и печатями.
Подобным образом налоговая отчетность, как правило, отправляется ценным письмом с установленной минимальной стоимостью и с уведомлением о вручении документов представителю налоговой организации. К ценному письму составляется опись вложения. Днем представления документации в органы ФНС при этом будет считаться дата ее отправки. Об этом факте некоторые налогоплательщики забывают и опасаются, что при отсылке налоговой отчетности по почте будет нарушен строго установленный срок сдачи документации в налоговую инспекцию.
Эти опасения напрасны, поскольку у налогоплательщика остается дубликат описи вложений, отправленных по почте, где стоит штемпель и дата отсыла документации. Все это и квитанции об оплате почтового отправления служат доказательством того, что декларация была представлена в контролирующие органы вовремя. Поэтому доверенное лицо налогоплательщика в этом случае должно составить опись документов в двух экземплярах, подписать их и поставить печать организации, затем отдать эту опись почтовому работнику, чтобы последний поставил на ней штемпель с датой отправки. После этого один экземпляр вкладывается в пакет с декларациями, а второй - сохраняется у налогоплательщика.
Некоторые предприниматели не хотят использовать данный способ сдачи налоговой отчетности также по причине того, что посылки и письма, отправляемые по почте, иногда теряются.
Но даже если рассматривать худший вариант, когда отправленные документы будут утеряны, у налогоплательщика остаются их опись и квитанция о том, что почтовое отправление оплачено. При этом в налоговую инспекцию должен быть повторно представлен другой экземпляр отправленных документов вместе с этими почтовыми квитанциями.