Для чего нужны бланки строгой отчетности и книга их учета?

Книга учета бланков строгой отчетности является одной из наиболее важных частей платежной системы.

Рыночная экономика является наиболее прогрессивным и многообещающим видом товарно-денежных отношений. Она обеспечивает наиболее качественную коммуникацию между продавцом и покупателем, кроме того, дает возможность осуществлять регулирование и учет произведенных операций.

Для реализации этого направления введена специальная система государственного учета, позволяющая наиболее точно определить количество произведенных сделок и их масштаб.

Бланки строгой отчетности и их значение при осуществлении товарно-денежных операций

Работа в сфере торговли подразумевает наличие специальных документов, которые предоставляются покупателю взамен на его денежные средства. Любая операция по приобретению как разнообразных товаров, так и любого рода услуг требует наличия документа, подтверждающего проведение соответствующей операции. Одним из подобных документов, удостоверяющим проведение сделки, является бланк строгой отчетности. По своей сути и назначению он заменяет другой аналогичный формуляр, получивший название кассового чека.

Согласно существующему законодательству, каждая расчетная операция по продаже товаров с применением наличных денежных средств или с использованием платежных карт, коме того, предоставлению иного рода услуг, произведенная на территории РФ, должна непременно быть зарегистрирована.

Аналогичные правила действуют абсолютно для всех организаций и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих свою деятельность на просторах страны. Для произведения подобного учета и контроля за ним используется специальная кассовая техника, подключенная к государственному реестру документов.

Кроме того, существует возможность произведения аналогичных операций по передаче денежных средств в обмен на товары или услуги без использования кассовой аппаратуры. Подтверждение таких сделок осуществляется при помощи бланков строгой отчетности, заменяющих собой иные виды подобных документов.

Как правило, пользуются аналогичными бумагами небольшие предприятия или индивидуальные предприниматели, использующие их для уменьшения собственных затрат.

Необходимые параметры бланков строгой отчетности и книга, обеспечивающая их хранение

Исходя из вышесказанного БСО используются в основном в том случае, когда издержки по их применению являются наименьшими по сравнению с тратами на содержание и обслуживание кассовой аппаратуры. Сам бланк строгой отчетности изготавливается в виде печатного документа на обыкновенной бумаге. Его образец должен отвечать соответствующей форме и содержать следующие строки:

• наименование документа;
• шестизначный номер и серия;
• наименование и форма организации или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя;
• месторасположение действующего исполнительного органа юридического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика;
• вид товара или оказанной услуги;
• стоимость сделки;
• дата осуществления операции;
• Ф. И. О. и должность человека, отвечающего за совершение сделки, его подпись.

Фиксируются же аналогичные бланки в специальной книге учета документов. Листы такой книги строго пронумерованы, скреплены и подписаны руководством организации.

Согласно существующему законодательству, все ИП и организации, занимающиеся продажей товаров или предоставлением услуг, принимая при этом деньги в наличном виде или банковским перечислением, должны производить все расчеты лишь через кассовый аппарат.

Однако существуют частные случаи, когда это разрешается проигнорировать.

Все они имеют свои особенности и перечислены в соответствующих законодательных актах. При этом осуществление разрешенной операции узаконивается применением бланков строгой отчетности, которые заполняются непосредственно при заключении сделки. По ее завершении они подшиваются в специальный формуляр, призванный обеспечить их хранение и целостность.

Порядок ведения книги учета БСО и назначение ответственного лица, гарантирующего ее сохранность

Книга учета бланков строгой отчетности не имеет особой формы или иных требований, выдвигаемых государством.

Исходя из этого, в ее качестве можно использовать любую подходящую для этого тетрадь либо документ. При этом оформление аналогичного формуляра осуществляется непосредственно его владельцем в произвольной форме, нужно основываться на необходимых качествах книги и ее практичности.

Перечень необходимых требований документируется локальным актом, составляемым непосредственно в самой организации. Этот достаточно специфический документ производит назначение конкретного должностного лица, принимающего на себя полную ответственность за хранение, учет и выдачу БСО. С этих самых пор он производит полное обслуживание книги и гарантирует ее сохранность, кроме того, осуществляет все необходимые записи в ней. На основании договора о полной материальной ответственности за нарушение целостности книги или пропажу это лицо несет ответственность, предписанную действующим законодательством.

Как было сказано выше, книга по учету бланков строгой отчетности не имеет строгих критериев оформления и ведения. Поэтому срок ее хранения также нигде не указан. При этом существуют достаточно строгие инструкции касательно хранения корешков самих бланков. Время их сохранности составляет 5 лет. Исходя из этого, можно подытожить, что и сама книга требует соответствующего срока хранения.

Основываясь на этом, составляют соответствующий приказ по учету и применению бланков, кроме того, указываются сроки сохранности самой книги. По истечении пятилетнего срока с момента последней записи в ней она может быть уничтожена. Еще одним требованием, предшествующим удалению старых формуляров, является невозможность осуществления подобных действий ранее месяца после проведения последнего учета материальных средств организации.

Книга учета БСО: основы оформления и порядок работы с документами

Требования же к оформлению книги учета бланков строгой отчетности имеют достаточно размытые границы. Что может вызвать определенные сложности в процессе ее заполнения? Из соответствующих законодательных актов можно почерпнуть лишь то, что книга учета БСО требует полной прошивки страниц и ведения строгой нумерации. Еще одним требованием является необходимость рукописной подписи, которую ставит руководитель организации собственноручно на каждом прошитом листе. Кроме того, при наличии печати она должна также быть использована по назначению.

Касательно ведения книги и внесения в нее необходимых записей никаких разъяснений не дается. Это дает возможность выполнять их в произвольном порядке. Однако при поступлении новых бланков осуществляется следующая запись, соответствующая всем необходимым параметрам, представленным выше:

• сведения об организации, передавшей бланки;
• дата прибытия;
• номера поступивших бланков.

Следует также отметить, что бланки соответствующих образцов могут быть подвержены порче. При таком развитии событий в книге учета БСО производится соответствующая запись, в которой указываются причины и номера поврежденных бланков. При этом их корешки требуют полной сохранности для подтверждения факта порчи последних.

Заключение по теме

Книга по учету бланков строгой отчетности незаменима для товарно-денежных операций при осуществлении ее без кассового оборудования. Перечень случаев, когда возможно использование подобной методики, имеет четкую классификацию, указанную в законодательных актах. При этом порядок ее оформления является свободным и открытым, поскольку не указан ни в одном официальном документе. Сами бланки строгой отчетности имеют фиксированную структуру и должны быть оформлены в соответствии с достаточно жесткими требованиями. Хранение и ведение книги доверяются ответственному лицу, которое, кроме указанных действий, осуществляет всестороннюю работу с доверенными документами, кроме того, несет за них полную ответственность.

Нарушение целостности бланков может привести к серьезным последствиям, согласно действующему законодательству.