Как расчитать по формуле среднесписочную численность работников?

Среднесписочная численность работников, формула вычисления которой упрощает получение предпринимателем данных для подачи отчетов в налоговую инспекцию, учитывается при выездных налоговых проверках. Индивидуальные предприниматели и организации должны своевременно и регулярно подавать данные о среднесписочной численности работников. Что такое среднесписочная численность работников и как она подсчитывается? Кого следует учитывать и кого не нужно включать в исчисляемую массу? Обо всем это ниже.

Зачем необходимо точно высчитывать этот показатель?

Сроки должны строго соблюдаться, все налогоплательщики до 20 января должны подавать в местный налоговый орган сведения о среднесписочной численности работников по данным предыдущего года.

Для новых предприятий, или реорганизованных, регламентированы сроки подачи информации в срок до 20 числа следующего месяца. Отсчет ведется с месяца создания предприятия. Полный список регламентов предписывает ст. 80, п. 3 Налогового кодекса РФ. Для чего нужен отчет о среднесписочной численности?

Налоговые органы используют такие данные для того, чтобы контролировать налогоплательщиков с обязанностью сдачи отчетности в электронном виде. Данные используются при определении среднемесячной зарплаты на одного сотрудника налогоплательщика, позже эта информация может стать основанием для выездных налоговых проверок.

Если по итогам подсчетов у индивидуального предпринимателя (ИП) или Общества с Ограниченной ответственностью (ООО) среднесписочное количество сотрудников за прошедший календарный год более 100 человек, они обязаны предоставлять налоговую отчетность по нормативам в электронном виде. Это регламентируется ст. 80, п. 3 Налогового кодекса РФ. Условия должны соблюдаться новыми предприятиями или реорганизованными.

Согласно предоставленной информации среднемесячная зарплата по каждому сотруднику налогоплательщика сравнивается с аналогичными данными по региону. В случаях, когда у работодателя показатель ниже, чем средний по региону, назначаются выездные проверки налоговой инспекции.

Так как при низких зарплатах возникает подозрение в уклонении от выплат налога на доходы физических лиц (НДФЛ), проверки проводятся часто, регламентируется пунктом 5 Общедоступных критериев оценки рисков. Необходимость представлять свои данные по среднесписочной численности относится к ИП и ООО, это не зависит от количества работающих в предприятии людей.

Как подать сведения о среднесписочной численности работников?

ИП подают данные по месту регистрации в прикрепленный налоговый орган, а ООО должны обращаться в налоговую, привязанную к их местонахождению. Чтобы определить среднесписочную численность, расчет должен учитывать следующие категории работников на предприятии:

1. Сотрудники, состоящие в найме по трудовому договору на постоянной основе или принятые на временной основе.
2. Собственники предприятия, которые работали в нем и получали зарплату.

Количество людей по среднесписочному списку не должно противоречить табелю учета рабочего времени, где отражается присутствие или отсутствие работника. Численность списочного состава в нерабочие дни, если они выпадают на официальные выходные, высчитывается по показателю предыдущего рабочего дня. Если официальных выходных два и более, то в каждый выходной ставится показатель последнего зафиксированного в табеле рабочего дня.

В подаваемых данных о среднесписочной численности работников нужно считать всех сотрудников и даже тех, кто отсутствует по некоторым причинам. Среднесписочная численность персонала является усредненными данными ежедневной отчетности. Важно высчитать данные не по фактическому выходу сотрудников, а по оформленным приказам о приеме на работу, прекращении должностных обязанностей и т. д.

Число сотрудников считается по количеству отмеченных в табеле, в нем отображается вся необходимая информация. Включаются наемные рабочие, которых наняли на постоянной или временной основе с подписанием трудового договора, даже если они провели на работе один день. В табеле отмечаются сотрудники, находящиеся в командировках, на учебе,выполняющих производственные задания, на больничном. Все это заносится в данные о среднесписочном количестве и подкрепляется соответствующими документами.

Не включаются в среднесписочную численность, согласно пунктам 10.1 - 10.10 Указаний, работающие по совместительству из других компаний, привлеченные на работу государственными структурами, например, военнослужащие или отбывающие срок в исправительных учреждениях, расчет по ним не ведется. Если организация отправляет работника за границу без сохранения оплаты труда, его не следует включать в табель. Сотрудники, которые подали документы на увольнение, и закончившие работу до окончания срока действия уведомления, не засчитываются. Владельцы организаций без права получения зарплаты, члены кооперативов, адвокаты и военнослужащие не должны включаться в список.

Формула вычисления среднесписочной численности работников

Как рассчитать среднесписочную численность работников за месяц? Месячное среднесписочное количество сотрудников высчитывается на основе данных об их ежедневном количестве, согласно табелю посещения.

Официальные выходные считаются по данным предшествующего рабочего дня. Если выходных несколько, то каждый выходной считается по данным одного последнего рабочего дня. Так как ежедневные данные представлены числом вышедших и не вышедших на работу сотрудников, то результат соответствует формуле Таким образом, формула идентична. Числитель формулы состоит из человеко-дней.

Несвоевременная подача в налоговый орган информации о среднесписочной численности работников за прошедший год считается нарушением Налогового кодекса.

Организации или индивидуальному предпринимателю грозит штраф, регламентируемый п. 1 ст. 126 Налогового кодекса РФ. Если налогоплательщик подает сведения вовремя или отказывается их предоставить в налоговый орган, осуществляющий контроль, то может быть назначена административная ответственность главному бухгалтеру или директору предприятия.

Руководитель предприятия по патенту может нанимать сотрудников по гражданско-правовому договору. В этом случае средняя численность таких работников не должна быть больше 15 человек по всем видам предпринимательской деятельности за один отчетный налоговый срок. Это соответствует пункту 5 ст. 346.43 Налогового кодекса РФ.

Практический пример

Для примера рассматривается индивидуальный предприниматель Иванова И. А., занимающаяся оказанием клининговых услуг. В 2013 году она перешла на ПНС, срок действия с 01.01.2013 по 31.12.2013. Чтобы убедиться в наличии возможности применять ПСН Иванова И. А. начинает высчитывать среднесписочную численность работников за период с 01.01.2013 по 31.03.2013.

В этот срок Иванова И. А. оказывала клининговые услуги при содействии работников, которые работали у нее по трудовому договору, состояли на гражданско-правовом договоре, приглашались из другой организации для помощи по совместительству.

Иванова И. А. представила данные о среднесписочном количестве работников, из которых 4 основных работника, среднее число совместителей - 6, а работающих по гражданско-правовому договору - 5. Итого, среднее число работников у индивидуального предпринимателя Ивановой И. А. составит 15 человек, это количество укладывается в регламент.

Если индивидуальный предприниматель решает применить патентную систему налогооблажения (ПСН), то для получения патента ему необходимо предоставить среднесписочную численность работников. Министерством финансов рекомендована форма документа подачи, с приказом можно ознакомиться на сайте Федеральной налоговой службы (ФНС) России, в документе от 14.12.2012 № ММВ-7-3/957. Индивидуальный предприниматель должен предоставить сведения о том, что свою деятельность он ведет с участием наемных сотрудников, к ним же относятся работающие по гражданско-правовым договорам либо без их участия. Требуется информация о средней численности нанятых сотрудников, если их нет, в соответствующей графе ставится значение ноль.

Размер будущего вероятного к получению индивидуальным предпринимателем дохода за год может устанавливаться разный в зависимости от субъекта РФ. В предоставляемом Минфином РФ документе уточняется, что индивидуальный предприниматель, не нанимающий наемных сотрудников, будучи участником рынка субъекта РФ, входит в группу средней численности сотрудников до пяти человек включительно.

Как правильно подать сведения?

Расчет среднесписочной численности работников составляется по определенной форме, отклонения от нее не засчитываются и не будут приняты в налоговом органе. В свободной форме такие сведения также не подаются.

Сотрудник ООО или индивидуальный предприниматель должен заполнить установленный бланк по всем графам, кроме пунктов, заполняемых налоговыми специалистами. Он подготавливается в двух экземплярах, один нужен налоговому органу, принимающему документ, второй остается у налогоплательщика.

В том бланке, который налоговая отдает подававшему сведения, могут быть пометки от налогового инспектора. О том, кто должен обязательно заполнять бланки в электронном виде, сказано выше. Образцы для заполнения и сами чистые бланки можно взять в налоговом органе по месту жительства или найти в интернете и распечатать нужное количество. При этом нужно убедиться, что форма верная, проверить его подлинность и актуальность можно на сайте ФНС России.

Если вам предписано подавать все в электронном виде, уточните в том налоговом органе, куда вы будете данные сдавать, примут ли они флешку с готовыми бланками.

В некоторых случаях необходимо сдавать только заполненные бумажные формы в нескольких экземплярах. На всякий случай рекомендуется не откладывать подачу информации на последний день, всегда нужно иметь запас в несколько рабочих дней, чтобы оперативно устранить недочеты. Современные сервисы предлагают онлайн-услуги по заполнению. Справка о среднесписочной численности будет составлена по всем требованиям налоговой с вашими данными, подсчет производится автоматически.

Важные моменты

Расчет численности рабочих проще начинать с тех лиц, которые состоят на полном рабочем графике, сначала составляется список на них. Затем подсчитывается число рабочих неполного рабочего дня, потом все остальные случаи, входящие в правила учета единиц.

Сотрудников, которые работают неполный день за единицу посчитать нельзя, поэтому применяют формулу: отработанные часы за месяц умножают на длительность рабочего дня, умножают на количество рабочих дней в текущем месяце и делят на среднее число работников неполного рабочего режима. При сложении всех чисел получится нужная сумма.

Округлять цифры можно и нужно, результатом должно быть целое число.

Среднесписочная численность сотрудников считается бухгалтерией, чтобы скорректировать систему налогообложения.

К примеру, если ИП или ООО показывает состав за налоговый период 120 человек, то они не смогут числиться на упрощенной системе. Для некоторых организаций эта цифра имеет влияние и на единый налог на вмененный доход.

Правильно поданные сведения крайне важны для бухгалтерии и руководства, среднесписочная численность рабочих с не только определяется самим ИП или ООО, но и зависит от нее в дальнейшей своей деятельности.

Хороший бухгалтер отличается системностью мышления, способностью знать нормативы и полезные законы для организации, в которой он состоит, и успешно применять их на практике.