Каждый бухгалтер знает, что когда начислены отпускные, проводка их осуществляется специальным образом, то есть должны быть учтены и выполнены все правила порядка выплаты этих денег.
Для начала необходимо учитывать, что средства должны выплачиваться как минимум за 3 дня до того дня, когда сотрудник отправляется в отпуск. Хотя можно это сделать и в любой другой день, главное, не позже чем за 3 дня. Действующее законодательство разрешает так поступать.
При этом считаются именно календарные дни, а не рабочие. Но если последний срок приходится на выходной, то выплату нужно делать накануне в рабочий день. И если даже сотрудник просит выдать ему средства после выхода из отпуска, то работодатель все равно обязан сделать начисление и выплату до начала вышеуказанного периода.
Каждый бухгалтер должен понимать, что за нарушение данных сроков работодатель будет нести ответственность. Ведь это игнорирование действующего законодательства. Причем оштрафованы могут быть все должностные лица, которые отвечают за данный процесс. Следует учитывать это и не допускать подобных нарушений. Особенно это касается бухгалтеров, которые должны осуществлять начисление и выплату указанной суммы.
Предусмотрен ряд наказаний для нарушителей данного правила. А именно:
Если работодатель допускает повторное нарушение, то наказание становится жестче. А именно:
К тому же сотрудник, которому по какой-либо причине не выплатили вовремя отпускные, может требовать, чтобы ему перенесли этот отпуск на другое время года. Но есть ситуации, при которых работник не может уйти отдыхать. Хотя ему уже и выплачены деньги за него. В таком случае бухгалтер должен сделать отзыв из отпуска.
Отображение проводок в бухгалтерии зависит от того, создала организация определенный резерв на осуществление данных выплат или нет.
При этом создавать запас обязаны все организации. В виде исключения могут быть предприятия, которые не являются эмитентами ценных бумаг, что размещаются публично.
На предприятиях, у которых создан такой запас средств, в бухучете эти выплаты списываются за счет данного резерва.
Ну а если последний не создан, то сумма отпускных относится на текущие затраты.
Это выглядит таким образом: дебет 20 / кредит 70 - начисление и Дб 70/ Кд 50 - выплата.
Этот порядок учета регламентирован инструкцией к плану счетов.
Как видим, сначала происходит начисление отпускных, а потом создается проводка на их выплату.
В случае же когда резерв создан, сумма отпускных, что начисляется, не учитывается в расходах текущего месяца. Но нужно обязательно отобразить начисление отпускных и взносов страхования.
Это выглядит следующим образом:
Часто у бухгалтеров возникает вопрос, как правильно отобразить начисление и выплату средств, если отпуск оплачивают за счет резерва и если отдых переходит из одного месяца в другой. В этом случае нужно списать всю сумму отпускных на счет раньше созданного резерва. И в этом случае не имеет значения, что отпуск переходит из одного месяца в другой.
Если говорить о том, что такое резерв и как он отображается в бухгалтерии предприятия, то нужно сказать о том, что это виртуальная сумма, в которую включены отпускные всех сотрудников. То есть если бы в один момент весь персонал ушел в отпуск, именно столько денег понадобилось бы выплатить. Данное число средств и должно находиться в резерве. В эту сумму включены и все обязательные взносы. При этом, когда сотрудник получает свои отпускные, часть обязательств погашается.
Из этого всего можно сделать вывод о том, что абсолютно не важно, будет отпуск переходным или нет. Все равно погашение обязательств и начисление отпускных произойдет. Как минимум за 3 дня до начала периода, когда сотрудник уходит отдыхать.
После того как бухгалтер произведет начисление и выплату отпускных, он должен проконтролировать списание определенной суммы резерва. Это очень важно.
Исключением может быть только ситуация, когда в запасе недостаточно средств для вычета данной суммы.
Следует помнить о том, что резерв можно использовать только в пределах зарезервированного количества денег. Если же последнее меньше, чем сумма отпускных, которая должна быть выплачена в данном месяце, то следует сделать такую проводку: ДБ 20/ Кд 70.
На сегодня существует ряд онлайн-калькуляторов, которые помогают быстро начислить отпускные по каждому отдельному сотруднику. Но любой бухгалтер должен уметь сделать это вручную. Ниже приведены несколько примеров, которые помогут разобраться в самых распространенных ситуациях.
Конечно, могут быть и другие ситуации, в которых бухгалтеру может понадобиться консультация. В таком случае можно повторно ознакомиться с соответствующим положением и инструкцией. Для удобства можно воспользоваться специальной программой-калькулятором, разработанной для бухгалтеров, осуществляющих начисление средств.
При расчете отпускных в учет берутся все виды выплат, начисленных сотруднику. Это может быть:
К тому же источник данных надбавок особого значения не имеет.
Единственное, что не берется в учет при расчете отпускных, - это социальные выплаты. Например, на предприятии могут выдавать средства на оплату транспортных расходов, питания, формы и прочего. Такие деньги при расчете отпускных не учитываются.
Также из расчета нужно исключить выплаты, которые работник получал, когда находился в любом виде отпуска, на больничном или в командировке.
При этом в сумму отпускных включены различные надбавки к зарплате, даже те, которые были разовыми.
И в свою очередь, отпускные также будут включены в расчет оплаты больничного листа и командировок. Сумма выплаченных средств влияет на среднедневной заработок за последние 12 месяцев.
Каждый бухгалтер, а также другое ответственное лицо, должны помнить о том, что порядок расчета и выплаты отпускных строго контролируется со стороны государства.
При любой проверке соответствующими органами могут быть обнаружены нарушения, и тогда придется платить немалый штраф. А иногда и поплатиться своей должностью.
Поэтому, чтобы исключить такие нежелательные ситуации, лучше не нарушать действующий закон и заранее узнать, как именно начисляются и выплачиваются отпускные.