Что такое бланки строгой отчетности и каково их правильное заполнение?

Бланки строгой отчетности являются официальными документами, которые могут подтвердить факт уплаты денежных средств, иначе их можно называть кассовыми чеками. Если у вас есть БСО, то это может свидетельствовать о том, что вы оплатили предоставленные вам услуги различного характера и в последующем сможете доказать это документально. К этой категории документов можно отнести чеки за покупки, оплаченные транспортные билеты, в том числе авиабилеты, путевки на отдых, билеты в театр и многое другое, что имеет официальный факт оплаты предоставленных услуг. Наверняка каждый хотя бы единожды сталкивался и использовал бланки строгой отчетности.

Но при этом не все знают, как происходит их заполнение и последующее хранение. А ведь БСО следует хранить обязательно, так как в момент возникших неприятностей могут потребоваться подобные документы, и именно для этого ведется учет бланков строгой отчетности.

Применение БСО

Согласно постановлениям законодательства Российской Федерации, каждый предприниматель, ведущий деятельность с расчетами или продажами товаров, обязан вести контроль движения средств с помощью кассовых машин. Стоит отметить, что только правительство Российской Федерации вправе разрешать отдельным категориям предприятий и фирм, ссылаясь на их производительность продукции и месторасположения, отменять использование подобных мер контроля финансового движения средств.

К этой категории могут относиться предприниматели, физические лица, различные учреждения и организации, не имеющие образования юридического лица, которое будет предоставлять должные услуги всему контингенту покупателей или потребителей разнообразных услуг. В этих случаях появляется возможность расчета между двумя сторонами без контрольно-кассовых машин (ККМ), но при этом потребителю услуг необходимо предоставить строгую отчетность, то есть документ в виде чека, где будет отображаться сумма за предоставленные услуги.

Но предоставляемые чеки потребителю должны иметь установленную форму Министерством финансов РФ, и только при согласовании с контролерами по кассовым машинам. Применение бланков строгой отчетности требует выполнения 3 правил:

1. Их используют организации, которые являются частными и оказывают свои услуги по продаже товаров населению РФ.
2. Форма, применяемая для БСО, должна быть обязательно утверждена Министерством финансов, а также ее должны утвердить все заинтересованные министерства, ведомства, предприятия и организации.
3. Обязательно согласование формы бланков строгой отчетности с Государственной межведомственной экспертной комиссией, которая ведет контроль кассовых машин (ГМЭК).

Все вышеизложенные требования к бланкам строгой отчетности являются основными, их нельзя нарушить или обойти. К тому же действующее законодательство другие правила не устанавливает.

Министерство финансов РФ утвердило некоторые виды таких бланков для использования в деятельности. Но также существует неутвержденное количество видов и форм БСО.

Когда ККТ необязательно?

Несколько видов организаций и предприятий могут и не использовать контрольно-кассовую технику при расчетах с покупателями. Рассмотрим основные категории, при которых использование ККТ может быть разрешено. К ним относят следующие:

1. Строгой бланк отчетности может не выдаваться покупателю в случае продажи бумажной продукции, например глянцевых журналов, книг и газет. Но это может произойти только в том случае, если доля газетного товара будет составлять не менее 50% от всей реализуемой продукции в книжном ларьке.
2. Осуществление продажи ценной документации.
3. Реализация лотерейных билетов.
4. Продажа талонов на проезд в общественном городском транспорте.
5. Осуществление продажи питания и различных продуктов в общеобразовательных школах и всех приравниваемых организациях к ним.
6. Торговля на рыночных ярмарках, базарах, палатках, павильонах и остальных местах, которые предназначены для показа с последующей торговлей продукции.
7. Различная продовольственная продукция мелкого характера, а также непродовольственная. Но стоит заметить, что некоторые товары из этих категорий могут потребовать специального места хранения, ведь в момент нахождения на улице на продукцию может воздействовать неблагоприятная погода, что в последующем снизит качество и срок эксплуатации.
8. Продажа продуктов питания в пассажирских вагонах.
9. Осуществление торговли в сельской местности.
10. Некрупные торговые заведения, у которых ассортимент сведен к минимуму (мороженое, безалкогольные напитки).
11. Прием макулатуры и стеклотары. Но прием металлолома к этой категории не относится.
12. Предоставляемые услуги служителями церкви, например различные обряды или церковные церемонии.
13. Торговля из крупных цистерн (молоко, квас, рыба, масло).

Стоит подчеркнуть, что использование ККТ может быть отменено в случае отдаленного местонахождения предприятия либо если оно находится в труднодоступном месте.

Но фирмы и предприятия, находящиеся в поселках городского типа, городах и районных центрах, от выдачи чеков с помощью контрольно-кассовой техники не освобождаются.

Они тоже обязаны вести учет по предоставленным услугам, прошедшим через кассовые аппараты.

Вид бланка строгой отчетности

БСО предназначены для заполнения в случае проведения денежных операций без ККТ. Это может быть использование средств банковского счета или расчетной банковской карты.

Это касается и квитанций, талонов, билетов, абонементов, путевок, проездных и всех остальных документов, которые в общем приравниваются к кассовым чекам.

Не стоит забывать про акт выполненных работ.

Рассмотрим, какую информацию должен содержать бланк строгой отчетности:

1. Наименование документации, в обязательном порядке должен присутствовать номер из 6 цифр и его серия.
2. Правильное название хозяйствующего субъекта.
3. Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем (ИП), тогда в обязательном порядке необходимо указание вашей фамилии, имени и отчества.
4. Настоящее местонахождение лица, который владеет имуществом и с его помощью осуществляет операции по реализации продукции потребителям.
5. Идентификационный номер налогоплательщика.
6. Наименование предоставляемой услуги или операции.
7. Основная стоимость предоставления услуг или продажи товара. Сумма должна быть отображена в цифровом формате.
8. Полученная оплата за товар или услуги.
9. Данные, удостоверяющие личность человека, который проводил продажи или осуществлял ряд услуг. Еще достоверная личная подпись, заверенная мокрой печатью предприятия.
10. Если есть дополнительная информация по предоставленным услугам, то ее тоже необходимо отображать в документе.

Изготовить для использования бланки строгой отчетности можно с помощью услуг типографии.

Если вы предоставите в типографию образец желаемого бланка, то вам смогут сделать любое количество документов.

Но помните, что пользоваться БСО можно только установленной МФ РФ формы.

Осуществление учета документации

Каждый официально зарегистрированный предприниматель оформляет письменную договоренность с заказчиком о предоставлении услуг. В договоре прописаны все интересующие вопросы двух сторон и заверены личными подписями, мокрыми печатями. А необходимо это для ведения учета предоставленных услуг и движения денежных средств по системе крупнейших предприятий и организаций.

Заниматься работой по обработке предоставленных данных и всевозможных чековых документов должен бухгалтер предприятия, так как в его обязанности входит вести учет БСО, где отображаются суммы за предоставленные услуги. Проверка осуществляется следующим образом: сверка серии и номера документа, количество предоставленных услуг, находящихся в системе. Если все данные после проверки сошлись, необходимо сформировать такой бухгалтерский документ, как акт приемки, который визируется руководителем и после подписания прикрепляется к основному чету.

После того как документ взят на учет, необходимо провести налоговые вычеты. Если вы являетесь малым предпринимателем или у вас небольшой бизнес, то можно воспользоваться

Упрощенной системой налогообложения (УСН). Если учет будет осуществляться по типографским экземплярам бланков, тогда необходимо завести журнал отчета по всем номерам и сериям документа.

Эта книга должна иметь нумерацию каждого листа и хорошую шнуровку основания, к тому же ее обязаны заверить личными подписями руководитель предприятия и главный бухгалтер. Подписи должны быть заверены печатью предприятия.

Специально разработанной формы книги учета БСО не существует, и это дает право создать самостоятельно более удобное содержание. Но если вы не хотите сами разрабатывать книгу, можно воспользоваться вариантом для бюджетников, который является специально установленной формой МФ РФ.

Осуществление ревизии и хранение

Обычно ревизия отчетной документации осуществляется в строго определенные сроки инвентаризации хранящихся в кассе предприятия денежных средств. Инвентаризация должна проходить следующим образом: осуществление проверки всего количества имеющихся бланков, проходящих по учету.

Еще обращают внимание на вид бланка и то, какие номер и серию он имеет. Если на предприятии предусмотрено несколько рабочих мест по проверке БСО и ведению учета, проводится полная ревизия без особого исключения. Помните, что работники, ведущие учет по информации предоставленных услуг с отображением оплаты, считаются материально ответственными лицами.

Для того чтобы свести все данные по наличию и количеству всей документации, необходимо использовать форму ИНВ-16. Эта форма предназначена для отображения Инвентаризационной описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности. Существующую форму ИНВ-16 утвердили в 1998 г. Госкомстатом.

Перед тем как осуществить инвентаризационные операции, с каждого материально ответственного лица берут расписки, которые вносят в часть заголовка инвентаризационной описи документации. Осуществление описи документации в обязательном порядке должно проводиться в отображении двух одинаково составленных документов.

Если во время инвентаризации попадаются документы с повторной нумерацией, тогда необходимо составить комплект с обязательным отображением общего количества бланков внутри. В случае смены материально ответственного лица опись обязана проводиться в трех документационных экземплярах.

Хранение бланков строгой отчетности обязано проводиться только в строго отведенных местах со специально оборудованными местами. Еще при хранении подобной документации следует рассмотреть меры безопасности от хищения или порчи.

Не стоит хранить документы в подвальных помещениях, так как из-за сырости за несколько лет они могут значительно испортиться.

Считается плохим вариантом для хранения и последний этаж здания, ведь в случае повреждения кровельного покрытия атмосферные осадки могут залить всю документацию. Все мешки в хранилище должны быть опечатаны и помечены датой. Хранение осуществляется на протяжении 5 лет.

Зная основное предназначение БСО и его все виды, можно осуществить правильный подбор документа для предоставления собственных услуг. И помните о правилах его использования, заполнения и хранения.