Особенности оформления приказа о приеме на работу

Приказ о приеме на работу и трудовое соглашение являются основными документами в процессе трудоустройства, которые оформляет работодатель при найме нового сотрудника. Разница между ними определяется тем, что если соглашение представляет собой договор между наемным сотрудником и работодателем с позиции равноправных сторон, то приказом считается распоряжение руководителя, под которым он ставит свою подпись, принимая нового сотрудника на работу.

Как происходит оформление сотрудника?

Собственно, трудовая активность сотрудника, принятого в штат предприятия, начинается не тогда, когда он подписал трудовое соглашение, а с момента, когда его смогли ознакомить с приказом о приеме на работу. К этому моменту, сразу после того как руководитель поставил подпись под приказом, работник кадрового отдела заводит личную карточку на вновь принятого сотрудника и начинает ставить отметки в табеле учета времени.

Нельзя сказать, что только этих документов достаточно, чтобы оформить новоприбывшего специалиста. Приказ и соглашение дополняются отметкой в трудовой книжке, а еще внесением в штат. Таким образом, именно приказ о приеме на работу является первым шагом, началом работы сотрудника на новом месте. И, для того чтобы сотрудничество с ним начиналось по всем правилам, документ должен составляться в соответствии с требованиями Закона о труде.

Для облегчения задачи составления приказа, Госкомстатом РФ были разработаны типовые формы, хотя законодательством разрешается составлять документ в свободной форме для организаций частного сектора. Помимо приказа о приеме на работу, который установлен формой №1, существуют еще формы приказа об отпуске, командировках, переводе на другое место работы, увольнении.

Если осуществляется прием на работу целой группы сотрудников, то форма, предназначенная для этих случаев, называется №1а. Причем, даже когда организация использует свободную формулировку приказа, рекомендовано сохранять перечень информации, которая находится в стандартном приказе.

Какая информация содержится в стандартной форме приказа?

Прежде всего это название организации или ФИО частного предпринимателя. Эти данные позволяют четко определить, кому именно принадлежит созданный документ. Берется эта информация из учредительных документов, принадлежащих организации, или же, в случае предпринимателя, используются его паспортные данные. Кроме того, указывается код ОКПО, поскольку существует вероятность передачи личного дела сотрудника в городской архив, а такой код облегчает дальнейшую обработку архивных документов.

Обязательно следует указать четкое название самого документа. В нашем случае это приказ. Существует возможность издавать вместо приказа распоряжение. И та, и другая бумага будет действительной, при этом права работника не нарушаются. В практическом же применении часто разделяют эти виды бумаг следующим образом:

• приказ подписывается лицом, возглавляющим организацию (например, это может быть директор или президент фирмы);
• распоряжение подписывается лицом, руководящим структурным подразделением (возможно, директор филиала или представительства).

Поскольку в трудовом соглашении не отмечается срок, на который оно заключается, то дата начала, а в некоторых случаях и дата завершения работы регламентируются приказом. Кроме того, обязательно вписывается информация о фамилии, имени и отчестве сотрудника, указанная в винительном падеже. Кроме того, там же записывается и табельный номер работника, который будет действителен для всех остальных документов, где будет отмечаться данный сотрудник.

Важной информацией, которая еще должна быть отображена в приказе, является указанная должность и место работы, куда принимается данный специалист. Если место работы назначается в каком-либо подразделении, чей фактический адрес отличается от записанного в уставных документах, то эти данные указываются дополнительно.

Дополнительные сведения

Обязательно ставится отметка о том, является ли данная работа основной или по совместительству, а еще на полный рабочий день нанимается сотрудник или нет.

Если есть вредные или опасные условия в процессе работы, то в документе должны быть отмечены и они.

Указывая в тексте приказа основание для приема на работу, необходимо вписать номер и дату заключения трудового соглашения. Иногда некоторые сотрудники отдела кадров могут указывать и заявление о приеме на работу, однако это не обосновано трудовым законодательством, так что подобная практика не является обязательной.

Поскольку приказы могут быть самыми разными, то и места для хранения приказов или их проектов отличаются. Регистрируют такие документы в различных учетных журналах. Практически, все приказы разделяются на приказы по производству и по личному составу, «кадровые» приказы. Иногда обязанность регистрировать приказы в соответствующих журналах вменяется секретарю или же это делают сами сотрудники. Как правило, бланк регистрационного журнала предусматривает заполнение таких граф, как номер и дата приказа, его краткое содержание, фамилия и инициалы сотрудника, должность и структурное подразделение, а еще подпись всех лиц, если полномочия распространяются на нескольких сотрудников.

Часто в номер приказа включают буквенный шифр, который поможет идентифицировать приказ по назначению. Например, ЛС означает личный состав, и пишется это так: №38 - ЛС. Шифр К может означать «кадры», а П - «персонал».

После того как сотрудник ознакомился с приказом о приеме на работу, этот приказ отдают на ознакомление и другим сотрудникам, которые будут работать с этим человеком. Так, например, непосредственный руководитель новоприбывшего сотрудника один из первых должен будет ознакомиться с приказом, кроме того, ему нужно будет представить новенького коллективу, показать рабочее место и выдать указания на первое время.

Кроме того, сотрудник, занимающийся охраной труда, обязан будет провести инструктаж по технике безопасности и тоже ознакомиться с приказом о приеме на работу новоприбывшего сотрудника.Этот документ также касается начальника охраны и сотрудников службы безопасности, которые должны будут выдать пропуск на территорию предприятия принятому, согласно приказу, работнику.

Подобная практика является нормальной, если сотрудника приняли на основное место работы. Но как быть, если эта работа по совместительству? Ведь в наше время такое случается нередко, и одновременная занятость сразу в нескольких компаниях вполне нормальное явление.

Согласно некоторым нормативным актам законодательства РФ, совместительство ограничено для таких категорий лиц:

• членов правительства РФ;
• государственных и муниципальных служащих РФ;
• военных и работников правоохранительных органов РФ;
• адвокатов и работников прокуратуры (кроме разрешенной для них научной, преподавательской или другой творческой деятельности);
• служащих ЦБ РФ (соответственно с утвержденным перечнем Совета директоров этого банка).

Другие нюансы оформления приказа по совместительству

Обязательно должно быть предоставлено согласие работодателя, у которого сотрудник работает по основному месту работы, если сотрудники относятся к одной из этих категорий:

• руководитель организации (требуется согласие либо от уполномоченного органа, либо от собственника имущества);
• спортсмен или тренер.

К тому же совместительство в одной и той же должности запрещается тем из работников, чье основное место работы связано с вредным производством или же с процессом вождения транспортного средства. Не разрешается оформлять на работу по совместительству граждан, которым не исполнилось восемнадцати лет.

Для всех остальных лиц предусматривается два способа совместительства: внешнее и внутреннее. Отличаются они по критерию основного места работы. Если совместительство оформляется по месту основной работы, то оно относится к внутреннему, а в случае если главное место работы находится отдельно, то это внешнее совместительство.

Если взять определение внешнего совместительства по Трудовому кодексу, то это выполнение регулярной деятельности для другого работодателя за деньги в свободное от главной работы время. Так же как и любые другие трудовые отношения, это оформляется подписанием трудового соглашения. Существенным отличием является то, что наличие трудовой книжки в этом случае не требуется, так как она остается на хранении у работодателя по месту основной работы и все записи в ней делаются там же.

Чаще всего трудовое соглашение с работником по совместительству подписывается в паре экземпляров, первый из которых остается у работодателя, а другой - хранится дома у самого работника. Срок такого договора может быть либо неопределенным, либо не более пяти лет, и в таком случае договор будет указан как срочный.

В этом же договоре указывается информация о продолжительности рабочего времени, а еще графике работы. Важно учитывать, что график работы для совместителя не может быть больше четырех ежедневных часов.

Создается приказ о приеме на работу по совместительству по утвержденной форме № Т-1. При этом у работника есть право получения заверенной копии этого приказа в течение трехдневного срока.

Образец заполнения бумаг можно найти на официальных страницах госучреждений. Оформляя на работу совместителя, работодатель не имеет права требовать у него информацию, содержащую данные о рабочем графике по месту главной работы. Из этого следует, что в случае накладок и совпадений двух графиков работы ответственность ложится на работника.

В случае неявки на работу по совместительству, особенно если это неоднократно происходит, работодатель может законно уволить работника за прогулы.

Как и основные работники, совместители должны получать время на перерыв и отпуск. Перерыв оговаривается отдельно с работодателем и не может быть меньше получаса. А ежегодный отпуск на основном месте работы, как правило, совпадает с отпуском на работе по совместительству.

В целом же, работодатель, который подписывает приказ о приеме на работу совместителя, должен быть готов к тому, что иногда его сотрудник будет вынужден задерживаться по основному месту работы. Если это неприемлемо для рабочего процесса, то лучше вовсе отказаться от поиска сотрудника по совместительству или установить для него испытательный срок, так же, как это делается для основных сотрудников.