Как заполнить расходный кассовый ордер и другие рекомендации

Любые кассовые операции проводятся в соответствии с Законом РФ. РКО или расходный кассовый ордер - вид документа, по которому уполномоченное лицо выдает финансовые средства. Выдаются финансы из кассы предприятия. Расходный кассовый ордер - это необходимый кассовый документ. Порядок выплаты финансовых средств определен статьями с 14 по 21. "Порядок ведения кассовых операций" утвержден Советом директоров ЦБРФ.

Наличные могут выплачиваться из кассы учреждения не только по РКО, но и по другой документации, предписывающей выплату финансов, к примеру, по счету или ведомости. РКО обязательно подписывается уполномоченными сотрудниками организации, это может быть:

• директор;
• бухгалтер;
• финансовый директор или др.

Ели директор установил разрешительную резолюцию на расходник, то финансовые средства могут выдаваться без его подписи. Разрешительная резолюция выполняется на счетах, на заявлениях. Финансовые средства по расходному кассовому ордену 2 выдаются только после предъявления документа, удостоверяющего личность: паспорта или прочего документа.

Данные, представленные предъявителем, записываются. Человек, получающий финансовые средства своей рукой пишет расписку о получении. Заполняется документ шариковой ручкой или пером, получаемая сумма прописывается прописными буквами, копейки пишутся цифрами. Если расписка отсутствует, то это будет расцениваться как недостача, и недостающие финансовые средства будут взыматься с работника кассы. Финансы могут выплачиваться по доверенности. В таком случае в форму РКО вписывается ФИО получающего человека -лица, которому доверено получение финансовых средств. Расходник включает в себя описание оснований, по которым будут выданы финансовые средства. Кроме этого, там же должен обязательно быть перечень документации, прилагаемой к КРО.

Когда произведена выдача денежных средств, то обязательно ставиться штамп "Оплачено", тем самым документы гасятся.

Штамп ставится с точной датой выдачи. Образец и пример заполнения расходного кассового ордера всегда находится у места выдачи денежных средств. Заполнение должно проводиться в точности по указанным правилам, в противном случае документ будет считаться недействительным. Исправления, помарки, подчистки делать при заполнении документа нельзя.

Общие требования, как заполнить КО

Оформляя ордера, следует учитывать некоторые требования, которые предусматривает Положение 637:

1. Грамотное оформление документа проводит не работник кассы, а главбух.
2. КО на приход или расход денежных средств выдаются исключительно в единственном экземпляре.
3. Заполнение ордеров выполняется при помощи шариковой ручки или пера, или распечатываются на принтере, заправленном чернилами темного тона при помощи устройств ПК или прочих методик, которые дают полную сохранность записей документации на сроки предусмотренные законом.
4. Запрещается исправлять ошибки. Если допущена помарка, то документ должен быть уничтожен, а новый ордер должен быть выписан по правилам и без ошибок.
5. Финансовые средства по КО могут приниматься или выплачиваться только в тот день, когда была составлена документация и ни в какой иной.
6. Категорически нельзя выдавать ордера о выплате или получении финансов лицам, которые вносят или получают наличные финансы.
7. Кассовая документация после оформления сформировывается по хронологии. Документации присваивается свои номер. Делается переплет, и сохраняются они в присвоенных папках. За сохранность ответственность несет определенное законом лицо, на которое директор организации возложил такие обязанности.
8. Если в документации указывается сумма в другой денежной национальной единице, то она должна быть прописана в документе. Получая документ о приходе или расходе денежных средств, кассир обязан провести проверку.

Правила проверки документации

Ответственное лицо должно проверить:

1. Имеются ли все необходимые подписи на документах. Есть ли подпись директора организации и главбуха, есть ли на расходнике разрешительная подпись директора предприятия либо иного уполномоченного сотрудника.
2. Имеются ли все реквизиты, правильно ли оформлен документ.
3. Имеются ли все необходимые документы, которые должны быть приложены к основной документации.

В том случае, когда имеется хоть одно нарушение, документ не соответствует правилам, то все документы должны быть возвращены работником кассы в бухгалтерию на дальнейшую доработку. Документы должны оформляться по закону в соответствующей форме. Как только вся документация передана кассиру, проверена, ее регистрируют в специальных регистрационных журналах.

Для ПКО имеются свои журналы, для расходников - свои. РКО, которые оформляются на основании платежек, регистрируются только после выдачи денежных средств на руки.

Сохранность документации проводится ответственным сотрудником, назначенным директором фирмы. Хранится документация в сейфе или в выделенном кабинете, который находится под охраной. Брать из хранилища тот или иной документ можно только по письменному разрешению директора предприятия или главбуха. Брать документацию можно только на время рабочего дня, в конце дня ордер должен возвращаться на место. Хранение КО длится 3 года, при отсутствии счетов - 75 лет. Ордера могут изыматься по предусмотренным в Законе РФ случаям.

КО и документация

Любые КО с документацией осуществляют кассиры. Работник кассы может быть один или их может быть несколько. Назначаются кассиры руководителем организации. Если в фирме работает не единственный кассир, то обязательно должен быть назначен старший ответственный. Заниматься выполнением кассовых действий может и сам директор предприятия. Любая кассовая операция оформляется кассовой документацией (ПКО или РКО).

Подписывают важные бумаги директор, главбух, бухгалтер, работник кассы. У работника кассы должна быть печать с реквизитами для подтверждения проведения операции. Любые поступления и выдача финансовых средств должны фиксироваться в кассовой книге. Каждый документ фиксируется отдельно. Когда рабочий день подходит к концу, работник кассы обязательно проводит сверку данных кассовой книги и данных самой документации, сверяет остаток и расписывается. После этого все записи сверяет главбух и ставит подпись. Если за рабочий день никаких операций не осуществлялось, то записывать в книгу ничего не надо. Кассовые операции могут проводиться и при помощи компьютерных программ.

Как оформить ПКО

Любой фирмой, организацией должен фиксироваться доход и расход финансов. Фиксируются доходы в наличной и безналичной формах. Регистрация финансов проходит по приходному кассовому ордеру. ПКО - это документация, по которой ведется поступление финансовых средств в общую кассу организации. Для оформления приходника понадобятся ручка, ПК, печать фирмы, касса, программа 1С, ручка шариковая. Код всегда ставится автоматом. Информация в поле "получено от" вносится автоматом, если основанием является расходник, или от руки, пользуясь списком контрагентов, когда оформление проходит с нажатием кнопки "Оформление приходника".

Статист вносит данные в строчку "Код организации", и поэтому она заливается автоматом. На основании документации "Счет" происходит заполнение суммы, соответствующей организации. Финансовая сумма может оплачиваться целиком или частями. Отдельными суммами можно оплачивать налом и безналом при помощи платежного поручения через Банк РФ. После всех вышеперечисленных операций необходимо сделать запись приходника. Затем надо провести ордер в кассовой книге. После нажатия на кнопку "Печать" в окне покажется форма ордера в печатном виде. Для того чтобы распечатать документ, надо нажать комбинацию "CNTRL+P" и далее "ОК".

Документ распечатается, после чего надо оторвать необходимую часть по линии отреза. На кассе распечатывается чек, который крепится к документу (1 часть), ставится печать фирмы, подпись главного кассира, главного бухгалтера. 2 часть документа подписывается, и бланк убирается в отчетность бухгалтера.

Правильное оформление РКО

Каждое предприятие, организация, фирма, ИП должны оформлять документы на свои и хозяйственные операции. РКО предназначается для того, чтобы вести учет всех финансовых операций организации, индивидуального предпринимателя. Порядок заполнения расходника следующий:

1. Правила предусматривают заполнение расходника в одном экземпляре. Документация в любом случае заверяется главбухом и директором. Расходник нужен для того, чтобы провести расчет через кассу. Заполнение расходника предусматривает внесение названия фирмы и структурного подразделения, обязательно с кодами. Должен быть указан и номер счета, субсчета, Точные номер и число, месяц, год заполнения документации.
2. Деньги выдаются только лицу, на которого оформлен документ, чьи данные внесены в расходник. Его личность должна быть проверена, для этого кассир должен запросить паспорт. Если выдача предусматривает доверенность, то данные представителя должны быть прописаны в расходнике. Представитель действует только на основании доверенности.
3. РКО может включать дополнительную документацию, которая содержит разъяснение, о направлении финансов. В таком случае достаточно подписи руководителя предприятия. Подпись может ставиться на разрешительном документе, не обязательно заверять сам расходник.
4. Финансовые средства могут выплачиваться и по платежно-расчетной ведомости. В таком случае ведомость обязательно заверяется печатью с реквизитами предприятия. Вся информация о составленных документах обязательно вносится в регистрационный журнал документов.
5. РКО применяется и при занесении финансов на счет в Банке РФ. В этом случае в строке "Выдано" следует обязательно указать, что средства предназначены для зачисления на расчетный счет. Важно помнить, что при выдаче средств определенному лицу в корреспонденцию счетов должен быть внесен код 71.
6. Если расходник оформлен не по правилам, то это будет основанием для привлечения организации, ИП к ответственности по Закону РФ, ст. 15.1 КоАП РФ. Штраф за ненадлежащее оформление и ведение документации может быть от 50 000 для ЮЛ и от 5 000 для должностного лица, ответственного за заполнение РКО. НК РФ также предусматривает ответственность за ненадлежащее заполнение и ведение документации. Штраф по НК РФ ст. 120 может достигать 10 000 руб.

Правильное оформление расходного кассового ордера должно проходить без единой ошибки, не допускается абсолютно никаких исправлений и помарок. Испорченный бланк обязательно уничтожается.

Наличные могут выдаваться только после идентификации личности получателя. Если наличные выдаются по доверенности на несколько выплат, то кассир в обязательном порядке делает копии, которые обязательно заверяются. Копия прикладывается к РКО, платежной ведомости. Оригинальный документ доверенности хранится у кассира и когда происходит последняя выплата финансовых средств, он прикладывается к РКО.

Очень важно соблюдать все правила, в противном случае на организацию и на ответственное лицо будет наложена ответственность в виде штрафных санкций.

Ответственность за ненадлежащее исполнение своих обязанностей прописана в Налоговом кодексе РФ.