Акт о прогуле - это документ, официально подтверждающий отсутствие человека по месту непосредственного выполнения своих должностных обязанностей в его рабочее время. В соответствии с Трудовым кодексом России прогулом признается фактическое отсутствие сотрудника на работе более 4 часов единовременно. Если гражданин не появился по уважительной причине, то есть болел, попал в чрезвычайную ситуацию или с ним произошли другие непредвиденные обстоятельства, из-за которых он не смог попасть на работу, то при представлении письменного подтверждения этих обстоятельств его отсутствие не будет считаться пропуском или неявкой.
Если сотрудника не было менее 4 часов подряд, то объяснительную с него имеют право потребовать, но уволить за невыход или пропуск не смогут. При этом подобные отлучки являются нарушением трудовой дисциплины, а это может стать поводом для увольнения человека через некоторое время.
Акт о прогуле работника должна составлять комиссия из числа работников организации или индивидуального предпринимателя. Обычно в нее входят сотрудник отдела кадров или менеджер по работе с персоналом, начальник структурного подразделения, к которому относится сотрудник, любой работник этого же подразделения или руководитель другого. Например, дворник не пришел на работу, акт о его невыходе составила комиссия, в составе которой был пришедший дворник, начальник и техник ЖЭУ.
Утвержденной формы документа не существует, но есть необходимые требования, которым он должен соответствовать.
В противном случае он не будет признан основанием для увольнения человека, хотя тот фактически не исполнял свои трудовые обязанности, так как его не было не работе.
В акте должна содержаться следующая информация:
Лучше использовать для акта фирменный бланк организации, если он существует. Если нет, то достаточно напечатать или написать от руки.
Важно помнить, что оформление прогула происходит только в тот день, когда сотрудника фактически не было на рабочем месте. Составление и подписание документа даже на следующий день является незаконным. Во-первых, дата составления и невыхода на работу не будут совпадать. Во-вторых, если составить задним числом и попросить всех подписать, то это нарушение Трудового кодекса РФ со стороны работодателя. А вот ознакомить прогульщика с документом можно и на следующий день. Как только появился на работе, сразу же нужно предъявить составленный акт.
А как быть, если нарушитель трудовой дисциплины не желает ничего подписывать? Человек в течение 2-х рабочих дней должен подготовить объяснительную о том, где он был в рабочее время и почему не пришел на работу. Гражданина нужно уведомить об этом в письменном виде и взять с него подпись. Если отказывается оставлять свой автограф и давать какие-либо письменные объяснения, то нужно составить об этом акт при участии, как минимум, двух свидетелей.
Отсутствие на рабочем месте свыше 4 часов подряд является основанием для прекращения действия трудового договора между работодателем и гражданином. При этом необходимо строго соблюдать процедуру увольнения, иначе нарушитель может оспорить его в суде.
После оформления акта о прогуле, получения письменных объяснений от сотрудника о месте его нахождения, необходимо проанализировать насколько причины его неявки на работу заслуживают уважения. Например, ночевал на даче, утром замкнуло проводку, произошло возгорание, вызвал пожарных, тушил пожар. В качестве доказательства должен представить акт о пожаре. Эта причина является уважительной. Но такое пояснение, как застрял в дорожном заторе, может вызвать подозрение, так как проверить это невозможно.
Если работник отказался давать какие-либо объяснения, подписывать акт о своем отсутствии, то это необходимо оформить документально и заручиться показаниями свидетелей из числа сотрудников организации.
Далее нужно оформить приказ об увольнении гражданина по пп. а) п. 6 ст. 81 Трудового кодекса России. В документе необходимо указать конкретную дату и время, когда человек не выполнял свои трудовые обязанности, так как отсутствовал на своем рабочем месте. Эта информация должна совпадать с актом о невыходе на работу, приложенном к приказу.
Но бывают ситуации, когда человек так и не появился на работе. Тогда нужно попробовать связаться с ним всеми доступными способами, отправить в адрес проживания и/или регистрации заказное письмо с требованием пояснить, почему он не появляется на работе. Если человека так и не удастся найти, то в течение полугода с первого дня неявки его можно уволить как без вести пропавшего.
Работника, который не был на своем рабочем месте более 4 часов единовременно, не обязательно увольнять. У работодателя есть такая возможность, но это не является обязанностью. Если сотрудник в объяснении указал обстоятельства своего отсутствия, которые могли произойти, но проверить, правда это или нет, невозможно, то руководство может не расторгать с ним трудовой договор. При этом для прогульщика применяются прочие виды дисциплинарных взысканий. К ним относятся замечание и выговоры.
Для их наложения на работника требуется составить приказ. В документе должна содержаться следующая информация:
Во время действия замечания или выговора работнику может быть урезана или совсем отменена премия. Если нарушитель трудовой дисциплины продолжит в том же духе, то его можно уволить за это.