Особенности ведения личных дел сотрудников

Многих работодателей интересует вопрос, по каким правилам и почему необходимо ведение личных дел сотрудников. Работники компании важнее, чем производимая этими людьми продукция. Наличие точно составленной информационной базы значительно облегчает работу отделу кадров. В нее входят личные дела сотрудников, а в них отражена вся работа в компании, важные и имеющие значение документы и прочая информация.

Заводится этот документ тогда, когда человека принимают на работу. Изменения вносятся, если он продвигается по службе или расторгает сотрудничество с компанией.

На каких сотрудников заводится документ и для чего он нужен?

Этот документ состоит из обложки и касающихся работника документов. В этих бумагах содержатся основные сведения о самом работнике и его трудовой деятельности в компании. Если речь идет о студенте, который работает параллельно с учебой, то в дело добавляются сведения о его обучении.

Предпринимателям необязательно вести все эти документы, в отличие от организаций. Правила и порядок ведения таких документов устанавливаются не законодательством, а нормативными актами. Поэтому кадровикам приходится заводить дела не на каждого из сотрудников компании, а лишь на некоторую ее часть. Если говорить точнее, то это следующие группы специалистов:

• руководители, замещающие их лица;
• специалисты, относящиеся к числу ведущих;
• сотрудники, которые каким-либо образом материально ответственны: кладовщики, работники касс и т.д.;
• те сотрудники, у которых есть возможность и перспективы повышения.

Но, как показала практика, для самих кадровых служб и руководителей удобнее, чтобы на всех сотрудников было оформлено дело. Это дает возможность в любую минуту найти информацию о работниках, если она экстренно необходима.

Что должно быть включено в личное дело?

Документы регламентированы законодательными актами, поэтому нужно включать именно их и никакие больше. Когда сотрудник только устраивается на работу в данную организацию, руководитель либо кадровый служащий делают копию документов их нового сотрудника и включают их в дело. Еще туда вносится копия резюме, если на тот момент кандидат на работу в компании присылал его. Далее в дело добавляются остальные документы.

Обычно это следующие бумаги: ИНН, копия паспорта (страничка с личными данными и пропиской), копия договора с компанией и должностной инструкции и другие документы. В некоторых случаях в дело включают и опись всех документов, которые туда входят. Это существенно облегчает поиск информации.

Очень важно, чтобы все документы были расположены в хронологическом порядке. То есть бумаги, которые были включены в личное дело при найме сотрудника на работу, будут первыми. Все последующие будут идти далее. Это могут быть разного рода справки, приказы, заявления и т.д.

Все дела должны быть оформлены одинаково. Их правильное и аккуратное ведение исключает даже малейший риск потери важных бумаг.

Правила ведения и хранения документации

Для оформления личных дел имеются следующие правила:

1. На титульном листе обязательно должна находиться информация о работнике: его фамилия, имя и отчество, а еще дата, когда было заведено это личное дело.
2. Страниц в нем должно быть не более 250. За этим тоже нужно пристально следить.
3. Если личные дела всех работников расположены в одной папке, то для удобства их лучше расставить по алфавиту. Это сделает поиск информации быстрее.

Важно помнить о некоторых полезных правилах хранения личных дел:

1. Документы временного и постоянного хранения не должны располагаться вместе.
2. Лучше не хранить оригиналы документов, в особенности предназначенных для постоянного хранения. Их нужно стараться заменять копиями.

Необходимо максимально внимательно организовать саму процедуру хранения документов. Это очень важно как для удобства поиска, так и для гарантии сохранности важных документов и конфиденциальной информации. Поэтому если в компании мало сотрудников, то для личных дел лучше выделить шкаф. Если же штат большой, то не стоит скупиться и на отдельное помещение. Шкаф и помещение должны запираться на надежный замок.

Удобнее будет, если папки с личными делами расположить корешками наружу в алфавитном порядке. Оптимально, чтобы только кадровые работники смогли попасть в место, где хранятся личные дела. Реестр и журнал - самые распространенные способы упрощения делопроизводства. Кадровики систематизируют личные дела следующими способами:

• по подразделениям (это особенно оправданно, если компания большая);
• по алфавиту;
• по номерам.

Что делать с делами уволенных людей?

Личные дела тех сотрудников компании, которые были уволены, хранятся в архиве. По желанию этих сотрудников копии личных дел могут быть выданы им на руки. Это даст компании возможность уменьшить размер архива и снимет с нее ответственность за хранение документов.

В соответствии с законодательством эти дела подлежат передаче в архив и описи. Они вносятся в опись дел по личному составу в соответствии с годом их увольнения. Систематизируются они чаще всего в алфавитном порядке первых букв их фамилий. Если руководителю или кадровому работнику удобнее составлять отдельную опись для личных дел, то это тоже допустимо и возможно.

Формируются личные дела уволенных людей двумя способами:

1. Каждое из них отдельно подшивается и оформляется.
2. Все личные дела уволенных людей подшиваются в один документ в алфавитном порядке первых букв фамилий. Чаще всего они группируются по году увольнения.

Если выбран первый вариант, то в личное дело включается опись документов, которые в нем содержатся. Она ведется еще до того, как сотрудник был уволен (во всяком случае это настоятельно рекомендуется). Кроме того, в личном деле имеется лист-заверитель. В нем цифрами и прописью должно быть указано количество пронумерованных листов в деле. Если есть погрешности в нумерации (пропущенные либо литерные номера), то это указывается отдельно. Обозначается также и физическое состояние документа. Листы внутренней описи тоже должны быть упомянуты, но не вместе с непосредственно листами личного дела. Рекомендовано писать их после общего количества листов, через знак "+". Заверительный лист обязательно должен быть разборчиво подписан кадровым работником. Должны быть указаны его имя, фамилия и должность.

Фамилию и имя уволенного человека нужно писать в именительном падеже. Крайние даты - даты, когда были изданы приказы о приеме на работу и увольнении.

Правильно оформленные личные дела существенно облегчают работу руководителей и кадровых служб.

Поэтому нужно отнестись к их оформлению с максимальной внимательностью.