Многих работодателей интересует вопрос, по каким правилам и почему необходимо ведение личных дел сотрудников. Работники компании важнее, чем производимая этими людьми продукция. Наличие точно составленной информационной базы значительно облегчает работу отделу кадров. В нее входят личные дела сотрудников, а в них отражена вся работа в компании, важные и имеющие значение документы и прочая информация.
Заводится этот документ тогда, когда человека принимают на работу. Изменения вносятся, если он продвигается по службе или расторгает сотрудничество с компанией.
Этот документ состоит из обложки и касающихся работника документов. В этих бумагах содержатся основные сведения о самом работнике и его трудовой деятельности в компании. Если речь идет о студенте, который работает параллельно с учебой, то в дело добавляются сведения о его обучении.
Предпринимателям необязательно вести все эти документы, в отличие от организаций. Правила и порядок ведения таких документов устанавливаются не законодательством, а нормативными актами. Поэтому кадровикам приходится заводить дела не на каждого из сотрудников компании, а лишь на некоторую ее часть. Если говорить точнее, то это следующие группы специалистов:
Но, как показала практика, для самих кадровых служб и руководителей удобнее, чтобы на всех сотрудников было оформлено дело. Это дает возможность в любую минуту найти информацию о работниках, если она экстренно необходима.
Документы регламентированы законодательными актами, поэтому нужно включать именно их и никакие больше. Когда сотрудник только устраивается на работу в данную организацию, руководитель либо кадровый служащий делают копию документов их нового сотрудника и включают их в дело. Еще туда вносится копия резюме, если на тот момент кандидат на работу в компании присылал его. Далее в дело добавляются остальные документы.
Обычно это следующие бумаги: ИНН, копия паспорта (страничка с личными данными и пропиской), копия договора с компанией и должностной инструкции и другие документы. В некоторых случаях в дело включают и опись всех документов, которые туда входят. Это существенно облегчает поиск информации.
Очень важно, чтобы все документы были расположены в хронологическом порядке. То есть бумаги, которые были включены в личное дело при найме сотрудника на работу, будут первыми. Все последующие будут идти далее. Это могут быть разного рода справки, приказы, заявления и т.д.
Все дела должны быть оформлены одинаково. Их правильное и аккуратное ведение исключает даже малейший риск потери важных бумаг.
Для оформления личных дел имеются следующие правила:
Важно помнить о некоторых полезных правилах хранения личных дел:
Необходимо максимально внимательно организовать саму процедуру хранения документов. Это очень важно как для удобства поиска, так и для гарантии сохранности важных документов и конфиденциальной информации. Поэтому если в компании мало сотрудников, то для личных дел лучше выделить шкаф. Если же штат большой, то не стоит скупиться и на отдельное помещение. Шкаф и помещение должны запираться на надежный замок.
Удобнее будет, если папки с личными делами расположить корешками наружу в алфавитном порядке. Оптимально, чтобы только кадровые работники смогли попасть в место, где хранятся личные дела. Реестр и журнал - самые распространенные способы упрощения делопроизводства. Кадровики систематизируют личные дела следующими способами:
Личные дела тех сотрудников компании, которые были уволены, хранятся в архиве. По желанию этих сотрудников копии личных дел могут быть выданы им на руки. Это даст компании возможность уменьшить размер архива и снимет с нее ответственность за хранение документов.
В соответствии с законодательством эти дела подлежат передаче в архив и описи. Они вносятся в опись дел по личному составу в соответствии с годом их увольнения. Систематизируются они чаще всего в алфавитном порядке первых букв их фамилий. Если руководителю или кадровому работнику удобнее составлять отдельную опись для личных дел, то это тоже допустимо и возможно.
Формируются личные дела уволенных людей двумя способами:
Если выбран первый вариант, то в личное дело включается опись документов, которые в нем содержатся. Она ведется еще до того, как сотрудник был уволен (во всяком случае это настоятельно рекомендуется). Кроме того, в личном деле имеется лист-заверитель. В нем цифрами и прописью должно быть указано количество пронумерованных листов в деле. Если есть погрешности в нумерации (пропущенные либо литерные номера), то это указывается отдельно. Обозначается также и физическое состояние документа. Листы внутренней описи тоже должны быть упомянуты, но не вместе с непосредственно листами личного дела. Рекомендовано писать их после общего количества листов, через знак "+". Заверительный лист обязательно должен быть разборчиво подписан кадровым работником. Должны быть указаны его имя, фамилия и должность.
Фамилию и имя уволенного человека нужно писать в именительном падеже. Крайние даты - даты, когда были изданы приказы о приеме на работу и увольнении.
Правильно оформленные личные дела существенно облегчают работу руководителей и кадровых служб.
Поэтому нужно отнестись к их оформлению с максимальной внимательностью.