Что представляет собой личное дело?

Личное дело - это перечень документов, в которых указана подробная информация о сотруднике и его стаже. Документация включает в себя определенное количество актов, справок, договоров и прочих бумаг. После того как гражданина приняли на ту или иную должность, он начинает свою трудовую деятельность, за этот период личное дело может поддаваться корректировкам или пополняться другими важными документами. Личное дело работника должно быть составлено грамотно, за правильность оформления несет ответственность кадровый специалист.

Рекомендуется хранить все документы в строгой последовательности. Кадровый специалист может добавлять документы, указывающие на изменение биографии гражданина (новые дипломы, свидетельства из ЗАГС). Изменения прилагаются в дополнение к служебной анкете. В личное дело работника можно не включать документы об отпуске, предоставляемом учебным заведением, справки с места жительства тоже не нужны.

Корректировки и пополнение документации

Заводить личное дело сотрудника нужно для того, чтобы систематизировать и упорядочить документы на него. Некоторые организации ведут документы абсолютно на всех работников, другие - на определенную категорию лиц. На предприятиях заводятся личные дела на руководителей, заместителей и их помощников, главных специалистов, работников, которые несут материальную ответственность за что-либо. В большинстве случаев документация составляется на всех, включая обслуживающий персонал. В нее могут быть включены дополнительные договоры, соглашения, которые были заключены во время действия трудового договора, в данном случае можно приложить копии. Помимо этого включаются приказы о переводе на другую должность. Личное дело должно иметь копии (оригиналы) докладных независимо от того, по какому поводу они были составлены. Результаты медицинских обследований также должны находиться в документации.

Все дополнения располагаются строго в хронологическом порядке. Помимо вышеперечисленного в документацию могут быть включены копии наград, грамот, которые были получены во время работы. Фото должно соответствовать стандарту, допускается формат не более и не менее 4х6 см (обновлять рекомендуется через каждые 5 лет). После того как гражданин был принят на работу, на личное дело и входящие в него документы оформляется опись, которая подписывается кадровым сотрудником, немаловажно указать дату, когда было открыто личное дело. Ведение документации начинается в день приема на работу, срок действия оканчивается тогда, сотрудник будет считаться уволенным. Специалист кадровой службы должен исполнять свои обязательства, а именно вносить изменения в личное дело, если сотрудника перевели на другую должность, фиксировать достоверную информацию касаемо смены места жительства и семейного положения.

Можно ли передавать документацию?

В некоторых случаях происходит изъятие каких-либо документов, чтобы это осуществить, потребуется разрешение директора. На место, где находился документ, вкладывается справка, которая подписывается специалистом кадровой службы, в ней должно быть указано, по какой причине изъят документ и кому его передали. Если работник был уволен по собственному желанию, в документацию следует поместить его заявление и копию приказа об увольнении. Все личные дела фиксируются в специальном журнале с номерами. После увольнения гражданина номер личного дела могут присвоить документам другого сотрудника.

На лицевой стороне обложки и в личной карточке (форма Т-2) ставится номер, за которым дело учтено в журнале. Специалист кадровой службы обязуется раз в год проводить осмотр документов для того, чтобы контролировать их состояние, факт проверки оформляется в письменном виде. В некоторых случаях личное дело передается в государственные органы, но только на время, чтобы осуществить передачу, необходимо разрешение директора. Чтобы передать личные дела работников во временное пользование, следует завести контрольные карточки. В карточках фиксируется дата выдачи документации во временное пользование, указывается Ф.И.О. и ставится подпись лица, получившего документы. После того как личные дела будут возвращены, обязательно указать текущую дату и вложить карточки посреди остальных документов. Хранение личных дел сотрудников проводится соответственно, для этого отводятся специальные шкафы, документы в них расположены по номерам. В шкафу хранится документация сотрудников, которые работают на данный момент. Чтобы понять, как выглядит личное дело, рекомендуется взглянуть на образец.

Архивное хранение

Личные дела сотрудников, которые были уволены, должны храниться в отдельном учреждении - архиве, в журнал ведения личных дел вносится соответствующая отметка.

В архив передаются трудовые книжки, которые стали невостребованными. Стоит отметить, что трудовые в дела не подшиваются, так как являются самостоятельными единицами. Трудовые книжки должны располагаться в алфавитном порядке. Для удобства используется папка с клапанами или ящики, на которых указывается, что книжки уже невостребованны. Документы по личному составу хранятся на протяжении длительного времени, на них необходим особый учет.

1-2 раза в год работник должен знакомиться с документацией, которая на него заведена, в данном случае необходимо присутствие уполномоченного лица. Процедура нужна с целью поддержания актуальности и достоверности информации. Специалист кадровой службы может сделать специальный бланк, в котором будет фиксироваться, что работник был ознакомлен с имеющимися сведениями.

Руководство организации решает, нужно ли заводить систему личных дел, если принимается положительное решение, требуется проанализировать правила оформления документации и, соответственно, придерживаться их. Директор назначает ответственное лицо и обучает ведению документации.