Цели получения, содержание и образец справки о заработной плате

Каждому гражданину Российской Федерации может понадобиться справка о заработной плате, образец которой может быть разным. Документ разрешено заполнять в произвольной форме, четко установленных законодательством правил нет. Однако в справке должна быть полная и достоверная информация.

Цели получения и содержание

Причина, по которой физическое лицо (работающий сейчас или ранее гражданин Российской Федерации) запрашивает сведения о доходах, может быть различной. Предусмотрено предоставление справки о заработной плате в ряде случаев:

• с целью оформления кредита в отделении банка (кредитный отдел);
• для оформления статуса безработного (центр занятости);
• по месту проживания в Пенсионный фонд непосредственно сотруднику учреждения для начисления пенсии;
• по разным вопросам в суд и прочие государственные органы;
• для принятия решения по запросам на выплату субсидий (оплата коммунальных платежей) комитетом социальной защиты;
• с целью оформления визы, для удостоверения собственной финансовой состоятельности.

Сама форма справки определяется отделом кадров организации, который занимается ее разработкой. На основе образцов сотрудник предприятия может самостоятельно разработать бланк. Поиск образцовых вариантов осуществляется по специализированным информационным источникам.

В справке о заработке должны иметься определенные данные:

• наименование учреждения или организации (полное, официальное);
• исходящий номер, дата, подтверждающая выдачу;
• печать предприятия, ее отсутствие недопустимо;
• подпись одного из субъектов-представителей компании (кадровый работник, бухгалтер, директор).

Справка о заработке должна содержать сведения: о должности лица, периоде, в течение которого он занимал должность, правильные данные о размере заработка. К примеру, о заработной плате, которая получена за год, все время работы или 3 месяца. Обязательны к указанию сведения о выплачиваемой сумме.

Цели получения

При заполнении бланка для оформления гражданином кредита в банке необходимо обозначить все данные о произведенных выплатах, возможных удержаниях, суммах начислений, задолженностей.

Требуемые сведения включают совокупный доход, показатели усредняются за 30 календарных дней. За год обозначается ежемесячная сумма начислений и выплат. Для сотрудника, состоявшего в трудовых отношениях с работодателем менее 1 года, предприятие выдает документ о выплатах по факту за период выполнения работником своих обязанностей. Нужно указать сумму средств, которые были начислены и уплачены в различные государственные фонды. Это относится к налоговой инспекции, социальному, страховому и Пенсионному фонду. Должна быть проставлена и сумма задолженности по заработной плате перед сотрудником (если таковая имелась).

Рассматриваемая справка понадобится каждому субъекту для начисления ему пенсии. Лицу, которое достигло пенсионного возраста, для начала процесса оформления всей требуемой документации нужно при себе иметь:

• трудовую книжку (оригинал документа);
• паспорт гражданина РФ;
• ряд документов, подтверждающих трудовой стаж (от предприятия-работодателя);
• справка о среднем заработке от начала трудовой деятельности до установленной даты;
• при наличии иждивенцев или (и) нетрудоспособных членов в семье даются подтверждающие справки (форма, утвержденная социальными службами);
• прописка (документальное подтверждение обязательно), соответствующая месту обращения в ПФ;
• при смене имени необходим соответствующий поясняющий документ;
• удостоверение (об инвалидности).

Запрос справки о средней заработной плате делается в отделе кадров организации или учреждения. Предприятие самостоятельно разрабатывает индивидуальную форму, однако оно может воспользоваться образцом, взять за основу бланк другой компании. После заполнения документа ставится подпись главного бухгалтера, начальника отдела кадров, директора фирмы. Есть ситуации, когда предприятие уже прекратило свое существование. Как поступать в таких случаях?

Субъект должен отправиться в архив, принявший документацию ликвидированной организации. Там делают выписку из документов бухгалтерского учета.

Необходима справка о зарплате, заключающая в себе информацию о размере средних выплат за месяц. С подобной формой сталкиваются представители архива, помогающие собирать необходимую для оформления пенсии документацию. Когда архивный сотрудник не имеет возможности предоставить бланк справки о зарплате по утвержденной форме, он может собственноручно составить документ исходя из имеющихся у него сведений.

При оформлении пенсии в справке о заработной плате обязательно должны находиться сведения за каждый отработанный год и отдельно по суммам выплат. Вносить средние значения, например, за 3 месяца, 6 месяцев, нельзя. Чтобы произвести исчисление, за основу берется любое вознаграждение, уплаченное в официальном порядке. Это могут быть выходные выплаты, сверхурочные, плата сотруднику за совместительство. Исключение составляют только компенсационные выплаты за неиспользованное время отпуска, пособие, начисляемое в случае увольнения. Документ заверяется директором, содержит внутренний номер, дату составления.

Содержание справки

Существует ряд правил, следуя которым определяется содержание документа. Образец справки о зарплате содержит шапку, в которой обозначается название, время выдачи документа. В зависимости от норм делопроизводства предприятия нужен внутренний номер. Без его указания в действительности справки можно не сомневаться, однако для некоторых учреждений, выступающих в роли получателей, отсутствие номера неприемлемо, например для коммерческого банка.

Обязательно наличие реквизитов компании, которая выдает документ. Необходимая информация: полное название, адрес, ИНН, форма (организационная), ОГРН и пр. Далее приводятся данные о размерах доходов, полученных сотрудником. Внизу ставится подпись уполномоченного должностного лица, который выдает справку. Проставляемая печать может быть общей для всей организации или с целью заверки документации подобного рода. Допускается указывать конкретное место предъявления справки, но разрешено делать пометку: «По месту требования».

Порядок расчетов

Справка о з/п (средней) требует специальных расчетов от сотрудника предприятия. Внимание при исчислениях за последние месяцы нужно обращать на определенные особенности. В рамках расчетных операций учитывают заработок всех видов, который предусмотрен на предприятии, несмотря на источник подобной выплаты. Для исчисления средней заработной платы необходимо исключить время и суммы, которые начислялись, при условии, что сотрудник был освобожден от работы.

Когда сотруднику до начала расчетного периода или во время его протекания не начислялась заработная плата по факту, а также если у него не было фактически отработанных дней, средний заработок рассчитывается иначе. За основу берется фактически начисленная заработная плата за предшествующий отрезок времени, равный расчетному периоду. Чтобы определить размер среднего заработка, можно использовать среднюю сумму за 1 день. Для работника, которому положен совокупный учет рабочего времени, при определении средней цифры используют средний часовой заработок.

Размер средней месячной заработной платы требуют некоторые учреждения. Обычно к ним относится служба социального обеспечения, служба занятости. Справка нужна, чтобы произвести начисление пособия физическому лицу. Субъект до момента подачи справки должен осведомиться в соответствующей государственной структуре о точных требованиях к документу.

Некоторые сведения

Необходимая справка - сведения о доходах сотрудника за установленный временной отрезок, которыми работники отдела кадров заполнили официально принятый бланк предприятия. Информация заверена подписями и печатью. У работодателя нет оснований и права для отказа работнику (бывшему) в выдаче справки о его доходах. Выдача документа осуществляется после того, как субъект подаст заявление в письменной форме. На практике во множестве организаций процесс выдачи документа затягивают, ссылаясь на занятость бухгалтерии и прочие тормозящие факторы. Однако трудовым правом установлены жестко ограниченные сроки. Рассматриваемая справка должна быть выдана не позже чем через 3 дня с момента поступления заявления к лицу-представителю работодателя, иначе у работника есть все основания для обращения в соответствующие органы с жалобой. Заявление на выдачу документа имеет право подать сам работник лично, послав его по почте или осуществив подачу посредством представителя (должно быть законное подтверждение).

Так как нет законодательно утвержденной формы справки, то предприятие своему работнику представляет документ, который составляется по форме 2-НДФЛ. Такой вариант практикуется в случаях, когда учреждение, сделавшее запрос, не дает физическому лицу требуемый для заполнения бланк. Часто организация, которой нужна подобная документация, настаивает на ее заполнении без отклонения от установленных ими форм. Обычно образцы для заполнения выдаются субъектам визовыми службами, банками, фондами занятости. Форма 2-НДФЛ установлена на законодательном уровне. Она утверждена соответствующим приказом государственной налоговой службы. Ее применение актуально для налоговых учреждений (предоставляется 1 раз ежегодно) с целью выплаты определенного процента от общего размера дохода физического лица.

Выдача справки о заработной плате предусмотрена, если работник увольняется, в день его увольнения. При отсутствии возможности выдачи в указанный день по каким-либо причинам должно быть уведомление со стороны работодателя. Работник при этом должен дать согласие на получение документа о среднем заработке в конкретный день. Справка может быть отправлена физическому лицу по почте, если такая процедура его полностью устраивает. При составлении документа не на фирменном бланке предприятия на нем обязательно должен присутствовать штамп с реквизитами компании.

Заполнение документа не должно вызывать трудностей у сотрудников различных организаций. Для упрощения и ускорения процедуры можно использовать образец. Сама форма бланка не установлена четко. Однако для ее достоверности нужно соблюдать указанные правила. Важно безошибочно внести все сведения о доходах работника исходя из целей требования такой документации.