Как правильно писать акт о нарушении трудовой дисциплины?

Насколько важен такой документ, как акт о нарушении трудовой дисциплины, и для чего он вообще нужен? Так называется внутренний документ компании. Он официально подтверждает, что совершенное работником действие является основанием для взыскания - административного или дисциплинарного - в зависимости от особенностей этого действия. Очень важно составить этот документ по всем правилам, чтобы он имел юридическую силу.

Подробнее о правилах составления этого акта

К ним относятся следующие правила:

1. Событие, которое стало причиной составления документа, должно описывать должностное лицо. Этим лицом является сотрудник организации.
2. Делать это он должен в присутствии других работников компании. Они, в свою очередь, обязаны подтвердить своими подписями, что вся информация, изложенная в акте, правдива.
3. В акте обязательно должны быть дата и подписи всех имеющих отношение к нарушению.
4. Руководителю важно максимально подробно изложить положения трудового распорядка. Это поможет с большей точностью установить факты их нарушения, если таковые возникнут. Но общие положения остаются неизменными для любой компании. В частности, о недопустимости прогулов, появления на работе в нетрезвом состоянии, игнорировании поручений руководителя и говорить не стоит. Само собой понятно, что это недопустимо.

В каких случаях правомерно составлять такой документ?

По нормам ТК РФ, у работника есть ряд обязанностей, которые он должен выполнять, чтобы избежать составления акта о нарушении трудовой дисциплины:

1. Выполнять плановые нормы труда, то есть свои прямые обязанности, определенные должностной инструкцией.
2. Соблюдать все правила, которые закреплены во внутренних документах. Например, в коллективном договоре.
3. Соблюдать нормы охраны труда.

На характер деятельности работника напрямую влияют специфические особенности работы. Эти особенности имеют непосредственное отношение к организации рабочего процесса в компании. Именно поэтому в каждой организации есть свои правила трудового распорядка. Важно, чтобы там было четко отражено, какие именно действия относятся к нарушению трудовой дисциплины. Понятно само собой, что эти нормативы не должны входить в противоречие с ТК РФ и конституцией.

В целом существуют три основных вида нарушений, при совершении которых чаще всего составляется рассматриваемый акт:

• технические нарушения (когда систематически не выполняются трудовые нормы);
• административные (различные случаи нарушения субординации в отношении вышестоящих лиц);
• режимные (нарушения режима отдыха и труда).

Когда с фактом нарушения сложнее, чем кажется (пример такого нарушения)?

Уже упоминалось, насколько важно, чтобы работодатель создавал должные условия для выполнения установленных им трудовых норм. Приведем пример, когда не все так просто с кажущимся очевидным фактом нарушения трудовой дисциплины.

Речь идет о заводе, производящем металлические изделия. Руководитель установил норму, что каждый рабочий фрезерного станка должен за смену производить 50 деталей. Рабочий Сидоров не укладывается в эту норму и производит лишь по 45 деталей в рабочий день. Да еще и опаздывает на работу! Казалось бы, факт нарушения трудовой дисциплины очевиден.

Но при составлении акта выяснилось, что станок, на котором работает Сидоров, находится в неисправном состоянии. Оттого, что рабочие узлы изношены, они не соответствуют технологическим нормативам и требованиям. Таким образом, вины Сидорова в невыполнении плана нет. Ему можно вменить в вину лишь опоздания, которые неприемлемы.

Что должен был сделать Сидоров, чтобы не попадать в такую ситуацию? Если он или любой другой работник обнаружит неисправность того или иного рабочего инструмента, он должен доложить об этом своему непосредственному начальству. Вначале можно попытаться сделать это устно. Если устное обращение не принесет результата, написать заявление или докладную руководителю. Любой из этих документов составляется в произвольной форме. То есть не существует какой-то отдельный бланк подобного документа. Если Сидоров или любой другой попавший в подобную ситуацию работник не писал такого заявления руководителю, ему будет сложно доказать несправедливость предъявленного обвинения в невыполнении плана.

Более того, если не доложить директору о состоянии оборудования или инструмента, он сделает вывод, что причина этого - несоблюдение мер обслуживания. И применит к начальнику цеха и к самому работнику полагающиеся санкции от замечания до увольнения.

Очень важно, чтобы акт о нарушении составлял другой сотрудник компании, который был свидетелем этого поступка и находился в трудовых отношениях с Сидоровым или любым другим провинившимся работником. Если таких людей не имеется, документ пишет начальник цеха либо отдела кадров. Документ составляется от первого лица.

В его составлении нет ничего сложного, образец акта легко найти в открытых источниках. Несложно найти пример уже написанных подобных документов и сделать свой по аналогии.

Пример готового документа подобного рода

Представленный ниже документ является лишь примером готового акта. Все совпадения в фамилиях и инициалах случайны.

Начальником планово-экономического отдела Антоновой А. П. в присутствии старшего экономиста Шевцовой И. Н. и бухгалтера по заработной плате Паховой М. Н. был составлен акт о следующем.

Бухгалтер по материально-техническому снабжению Кононова О. И. 19.11.2015 без предупреждения покинула рабочее место в 16:00, и ее не было полтора часа. На настоятельные требования объяснить, почему ее так долго не было на рабочем месте, Кононова О. И. не посчитала нужным ответить. Начальник устно предупредила ее, т. к. Кононова О. И. ранее не допускала подобного факта. Но 21.11. 2015 и 22.11.2015 ситуация с самовольным уходом повторилась. На вопросы о причинах прогулов она ответила в оскорбительной форме. Свидетелем этого была старший экономист Шевцова И. Н.

Очень важно, чтобы акт подписали все присутствующие при инциденте, а также сам нарушивший дисциплину. Это подтверждает факт его ознакомления с актом. Если он отказывается это сделать, об этом нужно поставить в акте соответствующую пометку.

Кроме представленного в примере, в акте должны содержаться ответы на следующие вопросы.

1. Как называется компания?
2. Как можно идентифицировать этот документ? (поставить слово «Акт» необходимо).
3. Когда он был написан?
4. Под каким номером документ был зарегистрирован в отделе кадров?
5. Где был составлен акт?
6. Какие лица причастны и к инциденту или были его свидетелями? (подписи).

В соответствии с ТК работодатель перед тем, как подписать приказ о дисциплинарном наказании работника, должен запросить у него объяснения причин такого поведения, причем сделать это письменно, а не устно. Также он должен потребовать у отдела (или цеха, если речь идет о предприятии или заводе) написать докладную записку. Если работник отказывается объяснить ситуацию, об этом должна быть особая пометка в акте.

Если работник отказывается давать объяснение, это не должно быть препятствием в распоряжениях об административном наказании.

Заключение по теме

Если в компании появится необходимость составить акт, в котором упоминается нарушение трудовой дисциплины, этот документ составляется на трафаретном бланке, либо форма у него может быть произвольной. Приведенный выше образец был лишь одним из примеров. Отдельной формы у этого документа нет.