Как правильно сделать запись в трудовой книжке в ИП

Запись в трудовой книжке в ИП - очень важный аспект ведения бизнеса.

Грамотно оформленные отношения с наемными работниками в будущем обезопасят работодателей от судебных споров и штрафов.

Предприниматель может трудиться сам по себе, без привлечения рабочей силы, то есть заниматься индивидуальной деятельностью. Для этого нужно зарегистрироваться в местных органах власти, получить патент и регулярно уплачивать налоги как физическое лицо.

Но для эффективного развития бизнеса необходимо привлекать рабочую силу. Для этого нужна регистрация индивидуального частного предприятия. Таким образом, кроме бухгалтерской отчетности по заработной плате, предпринимателю необходимо будет вести определенный объем кадровой документации.

Общие понятия о кадровом делопроизводстве для ИП

При развитии бизнеса предприниматели часто принимают решение использовать наемную рабочую силу. Чтобы действовать в рамках закона, обязательно нужно зарегистрироваться в качестве работодателя в пенсионном фонде и стать на учет в Фонде социального страхования. По результатам собеседования с работниками либо заключаются разного вида договоры, либо их зачисляют на работу согласно приказу. Каждый работодатель имеет право взять работника на стажировку.

Кадровая документация - это перечень документов, которые регламентируют использование рабочей силы на предприятии:

• распорядительные документы по личному составу;
• трудовые (срочные, бессрочные, по совместительству) договоры;
• учетная документация;
• штатное расписание;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• должностные инструкции.

Важным аспектом в кадровом вопросе является оформление трудовых книжек. Этот процесс базируется на ряде правил:

• индивидуальный предприниматель сам приобретает бланки книжек своим новым рабочим, если они их не имеют;
• запись о трудоустройстве может осуществляться без издания соответствующего приказа;
• работодатель в установленном для кадровиков порядке сам заполняет бланк трудовой книжки и отвечает за ее хранение;
• индивидуальный предприниматель должен оформить запись о трудоустройстве, если сотрудник отработал больше 5 дней (для основного места работы).

В трудовой книжке нельзя исправлять ошибки методом зачеркивания. Все записи ведутся аккуратно, разборчивым почерком с использованием качественных чернил. Оттиск печати должен быть читабельным. Образец заполнения трудовой книжки при совершении описки: под ошибочной записью, строкой ниже, указывается очередной порядковый номер и отмечается, что «запись за номером … признать недействительной». С новой строки записываются уже правильные данные под следующим порядковым номером.

Изменения на титульной странице совершаются на основании определенного документа. Пример: изменение фамилии оформляется на основании нового паспорта или свидетельства о браке с непременной ссылкой на документ. Далее устаревшие сведения зачеркиваются, а рядом или сверху пишутся новые. Если индивидуальный предприниматель прошел перерегистрацию и сменил название, то и соответствующие изменения вносятся в трудовые книжки его работников.

Порядок заполнения трудовой книжки наемного работника

Каждый работающий гражданин для учета своего страхового (трудового) стажа должен иметь трудовую книжку. Это главный документ, который используется при начислении пенсии в будущем. Страховой стаж исчисляется с момента осуществления записи о принятии на работу. Индивидуальный предприниматель обязан не только вести записи в трудовых книжках, но и регулярно вносить страховые взносы за каждого своего работника.

Порядок заполнения новой книжки начинается с оформления титульного листа. Все данные заполняются на основании паспорта работника и диплома (аттестата) подтверждающего его профильное образование и квалификацию. Перед тем как внести запись о приеме на работу, работодатель в качестве заголовка указывает свое полное наименование, например: «Индивидуальный предприниматель Петров Иван Васильевич». Далее в определенных графах указывается порядковый номер записи, дата ее внесения (в формате «ДД.ММ.ГГГГ»), сведения о приеме на работу с названием должности как в трудовом договоре или приказе о трудоустройстве, а также выходные данные этого приказа, договора (название (можно сокращенно), номер и дата). В таком же порядке вносятся и записи о переводе на другую должность и увольнении.

Отметка об увольнении фиксируется в трудовой книжке в день ухода работника. Она состоит из порядкового номера записи, числа и причины увольнения, наименования, даты и номера приказа об увольнении (договора). Запись об увольнении подтверждается печатью и подписью предпринимателя, а также подписью работника.

Учет стажа индивидуального предпринимателя

Индивидуальный предприниматель не является подчиненным, работает на себя и не состоит сам с собой в трудовых отношениях, поэтому трудовая книжка для ИП не нужна. Логичным считается объяснение, что субъект малого бизнеса ведет не трудовую деятельность, а предпринимательскую, которая не отмечается в трудовой книжке индивидуального предпринимателя. Кроме этого, в законодательстве РФ отсутствует нормативный документ, который бы регулировал данный вопрос. На сегодня стаж предпринимателя будет подтверждаться такими документами:

• свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве ИП;
• свидетельство об окончании деятельности ИП;
• свидетельство о государственной регистрации ИП;
• уведомление о регистрации в пенсионном фонде в качестве страхователя;
• квитанции об уплате страховых взносов.

Также стоит отметить, что пенсионный фонд и налоговая инспекция самостоятельно подсчитывают предпринимательский стаж на основании вносимых платежей. Индивидуальные предприниматели, которые исправно и в полном объеме платят все страховые взносы в пенсионный фонд, имеют полное право на трудовую пенсию по возрасту.