Для чего нужно и что должно быть в личном деле работника?

Иногда при приеме человека на работу заводится дело. Однако что должно быть в личном деле работника, знают далеко не все. В большинстве случаев подобное отмечается в крупных компаниях, где руководитель может более эффективно управлять бизнесом, если у него будет доступ к личным данным подчиненных. Чтобы иметь максимально точную картину, необходимо своевременно фиксировать данные, которые связаны с трудовой деятельностью работников. Для этого формируется база личных дел, ответственность за которую лежит на отделе кадров.

Особенности ведения личных дел

В российском законодательстве нет правил относительно необходимости частным компаниям вести подобную документацию. Однако когда речь идет о государственных предприятиях, существует определенный порядок оформления личных дел.

По сути личное дело сотрудника является документом либо совокупностью бумаг, которые имеют отношение к определенному человеку. Для удобства все документы складывают в отдельную папку. Дело считается заведенным с того момента, когда в папке окажется первая бумага.

Сотрудники отдела кадров, которые несут ответственность за ведение личных дел работников компании, обязаны придерживаться определенных правил, установленных российским законодательством. В первую очередь это касается требований о защите персональных данных, которые прописаны в Трудовом кодексе. Под персональными данными подразумевают любую информацию о работнике, которая в первую очередь имеет отношение к его трудовой деятельности.

На кого заводят личные дела?

Папка с документами может быть оформлена на руководящий состав предприятия, то есть на директора, его заместителя и помощников, а также на сотрудников, которые несут материальную ответственность. В большинстве случаев на руководителей отделов и бухгалтеров личные дела заводятся в первую очередь. Однако некоторые организации для более эффективной работы собирают данные на каждого сотрудника. В таком случае не играет роли его стаж, должность и статус.

Содержание папки с личными документами, то есть сведения, находящиеся в ней, могут помочь руководителю дать объективную оценку работе подчиненного, а иногда и всей компании в целом. В личном деле должны присутствовать абсолютно все копии документов на сотрудника, всевозможные приказы, в которых упоминалось его имя и иные важные бумаги. Учитывая то, что вся информация будет храниться в одном месте, руководство сможет быстро и просто получить все необходимые данные.

Состав личного дела

В папке с личным делом сотрудника должны храниться все данные, которые могут понадобиться начальству для оценки работы человека. Документов может быть довольно много, но условно бумаги делятся на 3 категории. Это копии и оригиналы, предоставляемые кандидатом на должность при приеме на определенное рабочее место, документы, фиксирующие факт оформления нового сотрудника, и бумаги, которые появляются в процессе трудовой деятельности человека.

Что касается формы личных дел, то тут конкретных правил нет. По этой причине каждый работодатель имеет право самостоятельно решать, как именно в его компании будет организовано ведение личной документации работников.

Что касается непосредственно состава папки с личным делом, то для частных и большинства государственных компаний нет определенных законов, лишь рекомендации. Российское законодательство регламентирует лишь те ситуации, когда речь идет о государственных служащих. Другие организации тоже могут воспользоваться этими рекомендациями.

В папке с личным делом сотрудника должна присутствовать копия паспорта либо другого документа, удостоверяющего личность, дипломы и свидетельства об образовании работника, включая всевозможные сертификаты повышения квалификации.

В состав личного дела работника входит копия страхового свидетельства, а для мужчин обязательным является документ о воинском учете.

В некоторых случаях работнику необходимо встать на учет в Налоговую службу. В такой ситуации в личном деле должна присутствовать копия справки о прохождении данной процедуры. При поступлении на работу в большинстве случаев работодатель требует от новых сотрудников прохождения медицинского осмотра. Этот документ тоже должен присутствовать в папке с личным делом работника. Для определенных должностей, помимо медицинских противопоказаний, обязательным считается отсутствие судимости. Для этого во время трудоустройства человек обязан получить соответствующую справку. Стоит заметить, что перечень должностей, на которые не допускается принимать людей, имеющих в биографии судимость, очень большой.

Среди документов, которые фиксируют факт принятия человека на работу, стоит отметить заявление, написанное лично работником, его автобиографию и копию трудовой книжки. В последнем документе должна присутствовать запись о том, что сотрудника приняли на конкретную должность, это подтверждается печатью предприятия. В личном деле работника должна быть копия трудового договора и листок учета кадров, которые оформляются, когда человека принимают на работу.

Из документов третьей категории стоит выделить все бумаги либо их копии, которые были выпущены после того, как человек приступил к своим обязанностям. Это могут быть результаты периодических медосмотров, которые, как правило, проводятся не реже 1 раза в год, справки об установлении инвалидности, если таковая имеется, и документы об изменении трудовых отношений. К последнему нужно отнести копии приказа о переводе на новую должность, всевозможные поощрения и дисциплинарные взыскания.

Среди документов, которые могут появиться в личном деле после приема сотрудника на работу, стоит выделить должностную инструкцию и договор о материальной ответственности. Однако в некоторых случаях обе бумаги оформляются еще на первой стадии заключения трудовых отношений.

Среди дополнительных документов, которые могут присутствовать в папке с личным делом работника, зачастую присутствуют копии свидетельства о браке и о рождении детей. Кроме того, здесь обязательно должна быть фотография работника в формате 3х4. К слову, ее рекомендуется периодически обновлять. Лучше всего это делать не реже 1 раза в 5 лет.

Ведение личных дел

Данный вид работ является обязанностью сотрудников отдела кадров. Изменения в папку с личным делом работника вносятся на протяжении всего периода его трудовой деятельности. Задачей кадровиков является хранение дел в хронологической последовательности и размещение документов, необходимых для содержания в нужной папке, их изъятие, если таковое потребуется, и периодическая проверка бумаг на предмет актуальности информации.

При приеме нового сотрудника на работу в отделе кадров формируется новая папка, которой обязательно присваивается порядковый номер, и составляется опись документов, хранящихся там.

Руководство предприятия должно вовремя сообщать работникам отдела кадров обо всех изменениях, которые должны быть зафиксированы в личном деле работника. В большинстве случаев для этого присылается письменное уведомление, к которому прилагаются документы, подтверждающие правомерность внесения изменений в личное дело.

В большинстве случаев присылаются оригиналы, но их потом нужно вернуть. При необходимости делаются копии документов, которые и остаются в папке. Кадровики имеют право вносить изменения в личное дело сотрудника при наличии оригинала бумаги, которая используется в качестве подтверждения. Допускаются и копии, но они должны быть правильно заверены.

Все записи, которые вносятся в личное дело работника, должны быть прописаны предельно четко и разборчиво, без исправлений. Допустимо использование шариковой ручки с черной либо синей пастой.